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一、目的

***重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，***文件体系有效运转。

二、适用范围

本制度适用于**公司（以下简称：公司）经营管理过程中，所涉及的全部文件，包括:

（一）公司对外文件

公司对外文件***在对外经营的各个环节中，由公司起草、编写***修改、增删***名义发送给其他企事业单位、组织机构的重要文件和资料。对外文件由各职能部门起草文稿，经部门负责人审核、分管副总、总经理批准后，由人事行政部统一编号后印发执行。

（二）公司内部文件

1、制度、规范、流程

公司内部各项制度、规范、流程由各职能部门起草相关标准，***规范性文件管理制度审批通过后，由人事行政部统一编号后印发执行。

2、合同类文件

公司对外签订的非经济类合同由各职能部门起草；经济类合同（如采购、销售）采用统一格式，经部门负责人审核、采购合约部、分管副总、总经理批准后，由人事行政`部统一编号后印发执行。

3、一般事务性文件

其他需要编号管理的一般事务性文件，由各职能部门负责汇总统一编号。

4、商务类文件

商务类文件，包括但不限于合同书、商业计划书、标书、报价书等。集团对外签订的非经济类合同由各职能部门起草；经济类合同（如采购、销售）采用统一格式，经部门负责人审核、主管副总批准后，由人事行政部统一编号后印发执行。

5、技术类文件

技术类文件是***的研发设计、销售服务等环节中与技术有关的各类文件和资料，包括但不限于项目解决方案、研发资料、专利技术资料、产品说明书等。技术类文件由技术研发部起草，经部门负责人审核、分管副总批准后，由人事行政部统一编号后印发执行。

6、人资类文件

与人力资源有关的各类申请表、信息表、考核表或文件等，由人资部门起草，经部门负责人审核、分管副总批准后，由人事行政部统一编号后印发执行。

7、一般事务性文件

其他需要编号管理的一般事务性文件，如授权文件、会议纪要、行政类统计表等由人事行政部负责汇总统一编号。

（三）外部文件

公司在对外经营的各个环节中，由其他企事业单位、组织机构发送***的各类文件和资料。

三、编号规则

（一）编码元素使用规则

1、公司名称

公司全称：**公司

编号简称：HE

3、部门代码

股东会—01 ?????? 董事会—02

人事行政部—HR?? 财经管理部—FD?? 采购合约部—PD

市场拓展部—BD?? 技术研发部—RD ??工程管理部—ED

运营管理部—OD ??咨询事业部—CD?? 设计院—DI

4、文件类别

依据文件内容文件类别分为D、C、B、G

D级：绝密级，其查阅人仅***总经理，高层管理人员及事件相关负责人；

C级：机密级，其查阅人仅***总经理，高层管理人员，部门经理、副经理及事件相关负责人；

B级：秘密级，其查阅***内部所有员工；

G级：普通级，文件传播不受限。

5、日期代码（非必须）

统一采用“yymm”格式，例如“1701”代表此文件是2017年1月份制定或接收的。

2、文件代码

依据文件类别取汉字首拼进行编写，如合同—HT、制度—ZD、协议—XY等。

6、流水号

统一采用三位阿拉伯数字编码，例如“001”代表第一份文件，“002”

代表第二份文件，以此类推。

6、文件版本编号标准

起草版本的编号为?A1-A2-A3…，B1-B2-B3…，C1-C2-C3…。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如， A1.1, A1.1.1, A1.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 A1（或A1.0）。版本编号不断变化为： A1, A2, A3,…, A10。项 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 -流水号

举例：**公司于2017年5月召开第三次销售会议，此会议纪要归档查询编号即为：

H-JY-01-XS（销售）-C-1705-003

4、其他内部文件

格式：H-YY-01-C-yymm-nnn

说明：智酒科技-文件类别-部门代码-制定时间-流水号

举例：财务部于2017年6月申请**资料用印，此文件归档查询编号即为：H-YY（用印申请）-01-WJ（文件）-1706-188

四、附则：

（一）本制***行政部解释和修订。

（二）本制度的实施与修订等相关事宜，经董事会审议通过后，由行政部负责执行。

（三）***可依照本制度，***实际，制***文件编号制度，报公司行政部备案。

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