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办公室文件管理制度

一、总则

为减少发文数量，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，特制订本制度。

二、适用范围

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

三、文件分类

1.文件分为两大类：一是内部文件，二是外部文件。

（1）内部文件分为：①质量手册QA（包括技术文件等）；②程序文件QP；③管理制度、职务说明书、操作规程、工艺标准QR。

（2）外部文件：媒体类，市场分析报告，合同与外部有联系的文件。

四、公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

五、公文的编号保管

1.收发员(文书) 拆封和签收后应 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌相互传阅。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

八、发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中行政办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交行政办公室审核。经行政办公室同意发文，方可按业务分工统一口径以××字发文。

附件：公司文件规范管理细则（9-8-1修订稿）

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