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馆藏1000万某某纸质档案数字化采购项目招标需求

一、采购项目内容

项目预算：420万元人民币

★项目工期要求：依据《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）对馆藏纸质档案进行数字化。合同签订之日起18个月内完成馆藏数字化（幅面以A4计）工作，包括档案实体扫描加工、挂接等并实施验收。

项目内容：

序号

分类

服务名称

单位

数量

预算金额

备注



项目1

纸质档案数字化

馆藏纸质档案数字化

页

1000万

400万元

以A4大小折算,300dpi至600dpi



项目2

纸质档案扫描前处理

纸质档案扫描前检查、修复、整改，页码补编、目录核对、修改、补录等

页

1000万

20万元







二、项目概述

（一）采购人提供扫描加工工作场地；配备水电、消防、监控设备设施；提供档案存放箱柜；供应商提供完成档案扫描加工服务所需的各种设备，如电脑、扫描仪、交换机、打印机等；档案运送车、文具、装订工具、消耗品等和扫描加工所需的软件系统并负责每个工作岗位安装监控。如在工期内这些设备发生故障，由供应商负责维修，并承担相应的费用。

（二）各项加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成，档案资料不能带出工作场所。

（三）中标人在合同签订后有一个月考核期。考核期满时，中标人的加工流程、加工质量和数量都必须达到采购人在招标文件中的要求。否则，采购人有权解除与中标人的合同并不再支付剩余合同款项。

（四）中标人各项加工进度必须满足采购人的要求。在项目实施阶段，中标人所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。否则，若因此影响加工质量或进度的，产生了不良后果，采购人有权解除与中标人的合同。

（五）供应商在投标文件中需提交：1.档案扫描前处理方案；2.整理装订方案；3.扫描加工方案；4.扫描加工服务软件系统介绍；5.扫描设备性能指标；6.加工任务分析，人力资源、设备配置；7.项目实施方案（包括项目启动计划）、后勤保障计划、服务质量承诺、安全保密措施、售后服务方案等。

（六）中标人应保证档案实体和数据的安全。在加工过程中，不能丢失、损毁档案或放错档案盒。每件档案必须保持原有排列顺序。对加工过程中和加工完成的档案数据，均应保证信息的安全。档案的流转周期不得超过10个工作日由双方协商合同约定。

（七）为保证项目的正常运转，中标人在整个项目运行期间，若出现机器故障必须在48小时内解决。中标人需确保所有工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意。

（八）项目竣工后，凡涉及到档案数据的所有电脑硬盘（含扫描仪、交换机、打印机、刻录设备等所有具有存储功能的零部件），均必须无偿移交给XX区国家档案馆。

（九）根据国家档案局规定，本项目供应商必须无港澳台和境外组织、机构、人员投资或者参与经营管理。供应商在投标文件中须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。

（十）中标人与采购人签订合同的同时必须签订保密协议，而且中标人要与其于本项目中聘用的工作人员签订保密协议。中标人及其工作人员必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。

（十一）中标人保证在项目运行期间所使用的系统软件和应用软件必须是正版软件（相当于windows、wps等）。

（十二）中标人实际加工页数超出总页数千分之一之内的，不得再另行向采购人收费。

（十三）中标人需对拟扫描档案同步进行档案出库清点登记，缺漏页检查、更正，残损档案页面修复，根据档案实体核对、修改、补录纸质目录、电子目录及、档案实体中无页码的补编页码及档案入库上架等工作，保证扫描前档案实体、目录均已整改所有问题后方可进行数字化工作。

三、项目需求

（一） 数字化处理的业务流程包括：档案调档、整理核对、目录校对修改补录、原件拆钉、档案扫描、图像处理、数据存储、质量检查、数据挂接、数据检查、数据备份、档案装订、档案归还等。

（二） 项目任务、范围和规模

本项目将对馆藏纸质档案数字化共1000万某某，A4幅面（项目验收以页数为准）。建立电子档案的目录及全文数据库，并挂接至采购人现有的档案管理系统对其进行管理和利用。

页数计算说明：

对于幅面大于A4的文件，按以下规则计算：1页大于等于A3＝A4页面的倍数（即1页A3＝2页A4，1页A2=4页A4，1页A1=8页A4，1页A0=16页A4）。

四、项目建设原则和技术要求

（一）档案数字化的技术要求

在进行纸质档案数字化的过程中，基本流程主要包括案卷整理、目录建库、档案扫描、数据处理、信息存储、数据挂接、检索利用等工序。

1.扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案也可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2.扫描色彩模式：采用24位彩色模式进行扫描。

3.扫描分辨率

（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

（2）本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率选择300dpi至600dpi。根据实际情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，要适当提高分辨率。

（3）扫描登记：填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4.图像处理

（1）图像数据质量检验

1) 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

2) 由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

3) 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4) 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

5) 认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

（2）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。 处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（4）图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（5）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白某某，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

5.图像存储

（1）存储格式

采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

（2）图像文件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

6.数据挂接

（1）数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

（2）汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过系统工具导入到采购人现有的电子档案数据中心系统中，实现目录数据、全文数据的自动检索。

7.数据存储

将扫描形成的图像文件全部存储在硬盘上（硬盘由采购人提供），一式三份（JPG格式文件）。并提供三套详细清单。同一批档案要采取相同的存储格式。

（二）纸质档案清点、整理要求

档案拟扫描前进行同步检查，主要检查档案实体与纸质目录、电子目录是否一一对应、纸质档案是否存在损坏、页码编制是否准确缺漏，如有发现问题立即进行整改，破损档案进行修复，缺失、错误目录进行补录、更正，整改后再进行数字化。并与系统目录进行核对，系统目录缺失的要进行完善补充。

五、档案数字化处理要求

（一） 项目实施规划

对馆藏纸质档案进行数字化，建立对应图像数据；对原有文件级机检目录按要求进行校对修正，通过自动标引方法补充著录分类号和主题词，建立对应图像数据的文件级目录数据库，并与档案图像数据挂接建立对应关系；如果原有文件级机检目录错误率大于4%，应重新按国家标准进行文件级目录的著录。

馆藏纸质档案其中一部分由于年代较久，其纸张大小、纸张的材质不尽相同，部分纸张有不同程度的损坏，在数字化处理工作中，应当保证档案原件和内容信息的安全，严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象，并保证纸质档案数字化处理的质量。

实施时的具体措施如下：

1. 所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指中标人派驻的管理人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。

2.所有数字化处理的档案均非涉密档案。数字化过程中，若发现其中某件为密件或内部文件档案（有绝密、机密、秘密和内部等标识），立即通知我馆档案管理员，把密件或内部文件拆分出来后，非涉密文件或非内部文件方可进行数字化处理，同时做好对应目录的标识和备注。

3.所有工作人员在开始本项目施工前必须持身份原件及复印件，复印件送采购人保存，同时必须接受一次由*_**国家档案馆组织的档案保密教育，并向采购人提供书面档案保密承诺。

4.所有工作人员必须严格遵守保密制度和*_**国家档案馆档案安全管理的有关规定。

5.由项目经理统一安排每天的工作，施工人员保质、按量完成，不允许夜间加班。

6.档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。

7.工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。

8.在加工场地建立视频监控系统，对加工场地实行24小时监控记录。

9.挑选业务熟练、相关项目经验丰富的人员，尽量不更换工作人员，如确实需要更换的，提前一周书面通知XX区国家档案馆，经同意后才能换人。

10.在全部工作中，中标人派遣项目经理一名，常驻实施地点，负责管理和协调各项工作。

11.数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，工作人员每周集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

（二） 纸质档案数字化处理工作要求

1. 档案调档

档案调档数量控制为一周工作量左右，扫描完后立即装订档案，恢复档案原状，并经***对档案扫描件和实体检查后及时，再还卷及移交扫描数据。工作人员和采购人档案库房管理员一起到档案馆库房，根据清单搬下相应的案卷，对提取的档案逐页仔细清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对（实际只能做到档案盒数和目录夹数的核对，登记出库档案的全宗、保管期限、年度和起始卷数、件数等）；清点结束，在档案调档登记本登记，双方签字；中标人安排1名档案保管人员与调档工作人员进行全宗、目录、数量的二次核对；放入临时档案保管柜，锁好。

2. 整理核对

由精通档案的专业人员进行档案管理整理核对工作，核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向档案馆工作人员反馈，不得遗失、转借、损、污、点、划线或删改，严禁破损档案的一切行为，未经批准不得擅自复制。其他核对人员必须工作认真细致，差错率不得超过2%（如何界定？）。

整理时需考虑到纸张易某某、易碎等原因，需轻拿轻放。

整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；同时派专门人员，到目录室把该批档案的纸质目录取出；按照档案整理的标准，依据纸质目录对电子目录再核对。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在档案馆工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，如位置错误的须重新归类，顺序不对的须重新调整，确定目录无误。纸质目录或电子目录缺失的，须先根据档案实体进行补录。

检查档案实体的编页码，档案实体的页码按顺序连续排列，凡是与文件内容相关的文字、图画等页面都要采用阿拉伯数字从“1”开始用打码机依次逐页标注，单面书写的文件在右上角标注，双面书写的文件，正面在右上角标注，反面在左上角标注；如文件已有页码标注，但出现缺漏页情况，更正时应将原标注页码用黑色笔划掉，再标注正确页码。若某文件是成套图样、说明书、图册等成册文件已有页码，则无需再标注页码。案卷封面、卷内目录、备考表不编写页码。如有漏页码则可视具体情况处理：中间任意两页之间有需补编页码的，如P7与P8页之间有4页没有编页码，则依次编为“8,9,10,11”，原P8则更正为P12，依次类推；同时对应纸质、电子目录进行相应页数更正。

检查案卷、归档文件目录和案卷封面的所有项目是否一一对应无误，包括立档单位、案卷题名、案卷年度、保管期限、卷内文件数、页数、全宗号、目录号、案卷号；但对于一些改动较大、需要重新排序的案卷则要在检查时某某，重新整理，理顺卷内文件。检查归档文件目录与实体是否一一对应。

3. 目录数据校对、修改

分类整理后的档案，按照要求对纸质目录本、电子目录（含案卷目录、卷内目录、归档文件目录）进行校对，确保档案内容、电子目录、纸质目录本三者一一对应。

对照档案原件检查纸质目录和电子目录的所有项（包括案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限、备注项等），有误的则在档案馆目录管理人员指导下进行更正，保证其正确、完整且与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，如有漏编目录则应补编，纸质目录有错的要按正确的修改，并用修改后的纸质目录替换原目录页。纸质目录缺失的要重新打印一份纸质目录。

目录著录要求：

（1）文件题名：即文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。如任免通知中涉及多人任免的，题名中应补充所有被任免人员的名单，会议纪要应补充所有议题等，如遇到题名太长，有字数限制等特殊情况，需向档案馆管理人员反映，商定解决方案后再进行著录。

（2）责任者：责任者分为团体责任者和个人责任者。机关团体责任者必须著录全称或规范的简称，并保持前后一致；个人责任者一般只著录姓名。当有多个责任者时：发文单位、立档单位、上级主管部门是责任者的必录项。被省略的责任者用“[等]”表示。录入多个不同责任者必须用“/”分隔开。例如：张三/李四/王某某。

（3）文号：要求照实抄录，填写完整齐全（没有文号的可不填）。录入多个不同文号之间必须用“；”分隔开。例如：XX；XX；XX。

（4）文件时间：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如***。如文件时间没有月和日，只有年份，则分别用“00”代替月和日，例如：“***” 。如文件时间没有日， 只有年和月， 则用“00” 代替日， 例如“***”。

（5）页号：填写首页页号即可，但每卷最后一份文件的起止页号都要填写。应在页码后加“—”标示本卷结束，例如：“99-100”。如最后一份文件只有一页也须用“—”表示结束，例如：“99-99”。

（6）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。

（7）档案类型：按实际选择。

（8）全宗号：输入时必须采用4位数，不足4位数的在前面补0，例如：“15”应为“0015”。

（9）保管期限：按档案实际的保管期限著录。

（10）目录号/年度：归档改革前组卷整理的文件，按档案目录本上的目录号著录，分别用“A1.X、A2.X、A3.X”表示，“X”为目录的流水顺序。归档改革后的文件，按文件归档的年份著录。

（11）顺序号/件号：归档改革前组卷整理的文件著录顺序号，必须采用3位数，不足3位某某在前面补“0”， 例如：“15”应为“015”。归档改革后的文件著录件号，必须采用4位数，不足4位某某在前面补“0”， 例如：“15”应为“0015”。单份文件拆分为多条文件著录时，在顺序号或件号后加1、2、3表明拆分顺序。

4.原件拆卷

应以对档案实体的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订的，原件拆卷人员自备拆装工具一套，严格遵守相关业务规范，注意保护档案原件，不能损坏。

将档案原件的装订物拆除，并对排列顺序不准确的档案进行重排，不能出现任何漏缺页及顺序差错。

破损严重或其他无法直接进行过机扫描的纸质档案，应先进行修补、托裱、展平，并根据需要进行文件的单张平板扫描，不能过机扫描。明确不能拆卷的档案，如多页粘贴在一起的、装订位置贴有骑缝章等，不能拆卷，只能逐页单张平板扫描，不能拆卷过机扫描，避免破坏档案原件。

特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。如遇特殊情况，须向档案馆管理人员反映，商定解决方案再进行。

5. 档案扫描

档案扫描过程中要严格执行有关档案阅览利用及保管保护和保密制度，注意保护好档案。

（1）档案扫描必须采用专业文件扫描仪，资料图片采用照片扫描仪。

（2）以彩色为主，对于原件不清和字迹较淡的档案，扫描时必须用真彩模式扫描。扫描件图像必须端正不得歪斜，纸质档案数字化分辨率标准不低于300dpi。照片档案数字化分辨率标准不低于600dpi。资料图片按原色模式扫描。

（3）档案扫描中发现文件粘连一起时，则需在不损坏档案载体信息量的前提下，细心分开，将可以识别的信息全部扫描。

（4）存储格式如采取JPG格式进行保存，每份文件的1个页码为一个JPG文件，采取多页TIFF的格式进行保存，每份卷内文件为一个多页TIFF。保存扫描页时，要核对页码顺序，不得缺漏页。

（5）文件命名：归档改革前案卷整理的文件采用“全宗号+保管期限+目录号+案卷号+顺序号”命名，例如：“001（全宗号）-1（保管期限）-10（目录号）-0962（案卷号）-002（顺序号）.JPG”。归档改革后的文件采用“全宗号+年度+保管期限+件号”命名，例如：“001（全宗号）-2001（年度）-1（保管期限）-0015（件号）.JPG”。

（6）扫描完成后必须指定专人进行核查，检查扫描效果、文件内的页码顺序、文件名是否正确。

（7）如果档案原件纸张较薄，反面的字迹会透视到当前页，扫描后应将当前页的扫面文件进行处理，去掉反面透视过来的痕迹。

6. 数据处理

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。发现是由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。检查完毕后认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

对出现偏 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 形成的图片文件，全部备份到硬盘上、一式三份，按规定制作硬盘标签和硬盘目录。按照全宗顺序，制作详细目录清单。

建立硬盘目录，一式两份。

9. 数据挂接

★将扫描获得的图片文件与目录数据以批量处理（而不是按逐条条目逐份图像文件手工挂接的形式）的方式挂接到采购人现有的电子档案数据中心系统中，挂接准确率达到100%，且显示成功率，如果批量挂接不成功，采购人有权终止合同。挂接完成后提供挂接清单。

10.档案归还入库上架

档案实体完成数字化工作后，拆除过装订的档案应按原来顺序装订，案卷不掉页，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查核对，做到安全、准确、无遗漏。较薄档案可采用不锈钢钉装订，较厚档案采用“三孔一线”装订。

档案归还人员根据调档登记表对档案逐页清点，发现错误，进行返工，办理归还手续，并按归档上架顺序排序上架，协助档案馆管理人员完成调卷登记等工作。

借出的档案必须当天归还到临时档案柜，锁好档案柜，不得将任何档案带出工作间或摆放在工作间。

每周五下午，必须将临时档案柜中的档案交还档案馆库房，确保档案安全。

六、项目报价要求

总价不得超过420万元，报价内容需按照两个子项分别报价。

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