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居家中心表单归档管理办法

一、目的

为加强各居家服务中心表单管理，便于各居家服务中心内自行管理及民政、家属、总部查看，现下发此管理方法。

二、适用范围

本管理方法适用于各居家服务中心附件中的表单，包括表单管理的基本要求、内容分类、记录要求及归档管理。

三、基本要求

1、居家中心应保护长者隐私，不得泄露任何信息。

2、表单中需要工作人员、医务人员、长者或监护人签名时，必须由本人亲笔签署。

3、电子类表单应根据其归档周期进行打印归档。

4、第一责任人、最终责任人为中心经理，无中心经理的为中心助理经理；

第一责任人调岗、离职等工作变动时，均需进行仔细交接并签字，一旦出现问题将以实际交接日期进行追责；

归档时必须查看并确认本次归档表单无问题后签字归档，如发现问题及时整改和补充完成签字归档；

质量控制：表单完整率必须为100%，不可以以任何理由导致表单缺失；

罚则：如在检查时出现问题时：

第一次将进行通报批评并扣除第一负责人在出现问题对应归档周期期间的日常工作管理部分的全部绩效；

第二次扣除第一负责人在出现问题对应归档周期期间的全部绩效。

四、表单归档内容

1、表单归档分类

1.1 专人专档类

包括综合评估确认书收费标准确认书、房间床位确认书、护理等级确认书、退住结算表、入住长者生命体征记录 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 归档：每位长者一个档案盒。

每月进行一次表单整理归档，表单归档顺序编号按照附件1专人专档类表单顺序进行排序编号，下个月依次对应归入；

每个档案盒预计可存放表单周期为3个月，以实际情况为准；

档案盒空间不足时使用新的档案盒，档案盒外标签需标注：长者姓名、本档案盒表单对应归档周期、负责人签字；

档案盒装满后按照本档案盒表单归档周期进行顺序排列摆放。

月固定存档表单归档

3.1编号：在首页的右上角标记表单归档编号按照附件顺序进行排序编号。

3.2装订：应将左、上侧对齐，采用左上角装订。放入蓝色塑料分页夹中归档。

3.3归档：每页仅放一种表单，按附件2 月固定存档表单顺序进行存档，次月重复本月操作；

每个分页夹预计可存放三个月表单，以实际情况为准；

文件夹外标注表单归档周期、负责人签字，文件夹装满后按照本文件夹表单归档周期进行顺序排列摆放。

六、保管

1、长者入住居家服务中心期间，表单归档材料应定点集中存放，通常存放在居家中心的文件柜内，具体以中心内实际情况为主，并指定中心经理或中心经理助理为第一负责人。

2、长者离开居家服务中心后， 居家服务中心应对长者相关表单进行整理保存，长者相关表单应装订并按档案号顺序有序归档。

3、表单保管为持续性保管。

七、附件附件1

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附件2

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