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会议筹备注意事项

作为综合办公室工作人员，会务工作是我们的职责之一，同时，会议接待工作是最能体现会务工作水平的工作。接下来，我们将从会务的分工、会场、接待、宣传等方面来谈一谈会议筹备的注意事项。

分工

大型会议的成功举办是一个团队共同努力的结果，需要分工明确，团队成员各司其职。一般来说，会务工作主要分为文秘、会场、接待、宣传四个部分， 根据会议情况，可能还有安保、现场等其他分工。除了需要人员对会务工作进行统筹外，相关其他工作也需要专人负责

文秘

文秘工作主要负起草会议通知和本单位领导的发言材料，收集、修订其他相关单位的发言材料以及印制相关的会议资料，还要收集参会代表的名单等。

会场

一是会场的选择。会场一般要能完全满足会议规模，同时要有或者便于安装音响、投影、话筒、横幅等。若会议涉及外地参会代表较多，一般选在住宿的酒店中或较近的地方，避免参会代 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 同时，不同单位的参会代表尽量不要安排在同一辆车，避免造成尴尬。

二是入住酒店。在会议前一天应安排礼仪人员驻守酒店，协助参会代表办理入住，引导至电梯或房间。条件允许的，可提前协调酒店先拿出房卡，避免出现大量参会代表集中入住造成等待时间过长的情况。同时，要协调好酒店会后的退房时间，方便参会代表可在会后简单休息再返程。

三是用餐。用餐形式一般安排自助餐，方便会议代表在用餐时可以自由交流。如有必要，也可以摆放提前安排好座位并摆放桌牌。确定好用餐地点以后，一般要在会议手册中注明，同时，还要安排人员引导，避免有参会代表因为对会场不熟悉造成错过用餐时间。

宣传

规模较大的会议，应提前安排摄像、录音等，确定专门的采访时间，避免因部分记者采访参会代表而影响会议顺利召开。宣传的内容应注意是宣传会议讨论的内容和会议产生的效果，而不应该是对会议本身进行宣传。

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