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目 录

第1章 概述 3

1.1 简介 3

1.2 功能特点 3

1.3 图标说明 4

第2章 供应商管理 5

2.1 供应商物料维护 5

2.2 供应商报价 5

2.3 自动终止报价 7

第3章 业务处理 8

3.1 采购计划 8

3.2 请购单 8

3.3 采购订单 9

3.4 采购入库通知单 12

3.5 采购退货通知单 13

3.6 检验单查某某 14

3.7 基础数据 14

3.7.1 供应商报价类型 14

3.7.2 请购单某某 15

3.7.3 订单某某 15

3.7.4 订单级别 15

3.7.5 订购方式 15

3.7.6 退货原因 15

3.7.7 计划类型 16

3.7.8 采购计划周期 16

第4章 财务处理 17

4.1 业务付款 17

4.2 手工核销 18

4.3 自动成批核销 19

4.4 收票登记 20

4.5 采购发票 20

4.6 采购发票记账 22

4.7 采购对账 23

4.8 付款核销报表 25

4.9 业务应付明细表 25

4.10 业务应付汇总表 25

4.11 业务应付款预测报表 25

4.12 采购发票明细报表 25

4.13 采购发票情况报表 25

4.14 采购普通对账明细表 25

4.15 采购费用对账明细表 25

4.16 采购费用汇总表 26

4.17 采购费用明细表 26

4.18 采购发票类型 26

4.19 采购凭证模板 26

第5章 常用报表 29

5.1 采购订单执行情况表 29

5.2 采购汇总表 29

5.3 采购明细表 29

第6章 采购计划请购报表 30

6.1 采购计划拖期到货报表 30

6.2 采购计划未到货报表 30

6.3 采购计划执行情况报表 30

6.4 采购请购单拖期到货报表 31

6.5 采购请购单未到货报表 31

6.6 采购请购单执行情况报表 31

第7章 采购订单某某 31

7.1 采购订单完成情况报表 32

7.2 采购订单拖期报表 32

7.3 采购订单产品到货情况报表 32

7.4 采购订单产品到货情况明细报表 32

7.5 采购加工厂订单执行情况报表 32

7.6 采购供应商订单完成情况报表 32

7.7 供应商产品采购情况汇总表 33

第8章 采购入库报表 34

8.1 采购入库通知单接收情况报表 34

8.2 采购入库产品汇总报表 34

8.3 采购入库产品明细报表 34

8.4 采购产品质检明细情况报表 34

8.5 采购退货汇总报表 35

8.6 采购退货明细报表 35

第9章 基础设置 36

9.1 采购选项设置 36

9.2 采购初始确认 39

9.3 历史订单初始 39

9.4 Excel导入模板设置 39

9.5 套打格式设置 39

概述

简介

采购管理模块是新中大GE系统的管理子系统之一，也是GE系统的进销存管理的重要模块。它涵盖了大部分企业的采购业务处理所需的基本功能，支持外币核算。本模块需与基础数据、库存管理系统一起运行。

采购管理模块能够帮助企业采购部门及采购人员完成所有采购业务的处理及管理。如请购单、采购订单管理、采购入库，采购退货、换货业务；进行采购对账和发票管理等。经计算和统计上述采购业务单据中的数据，产生各种采购业务报表，为采购部门及相关企业领导提供强有力的决策支持信息。

功能特点

采购管理模块根据采购管理的各种需求，设置了如下几大功能点：

1、基础数据

基础数据主要包括采购业务数据设置、采购财务数据设置、套打格式设置和采购初始几方面的内容。这些数据的设置是采购模块的基本功能需要，也是采购业务中非常重要的基础工作数据。正确、完整地设置基础数据，是采购模块顺利运行的基础。

2、供应商管理

供应商管理主要包括供应商信息维护、供应商价格管理。通过这些设置，企业可以对供应商进行严格管理，并对供应商所提供的物料进行全面的询价和阶段报价管理，系统不仅允许对同一供应商提供的多种物料进行报价，也允许对相同物料的不同供应商进行报价，本系统还支持外币报价功能，并提供了比较完善的供应商报价对比、分析功能。

3、计划管理

采购计划是采购部门根据生产的需求和市场的预测，多方均衡后制定的。计划管理包括采购计划周期管理、采购计划管理、请购单管理、采购供应商分配管理和采购需求汇总等方面的内容。为了实现采购计划的有效管理，本系统支持企业首先根据行业淡旺季特点设置计划周期，然后再根据计划周期编制采购计划。

4、订单管理

订单管理主要包括采购订单管理和采购催货单管理两方面的业务内容。在“基础数据”模块中初始设置时选中“采购订单来自采购计划（或请购单）”，那么采购订单可以来自于采购计划或请购单，而不能直接录入；否则采购订单可以通过物料帮助窗口直接录入；另外系统也提供了按采购合同录入采购订单的途径。特别要说明的是同一张订单允许物料可以有不同的交货日期；当您在供应商维护中设置了某供应商采用的币种后，在录入该供应商的订单时就自动采用该币种结算，同时会引用相应的汇率；

5、入库管理

入库管理主要包括采购入库通知单管理、采购退货通知单管理和业务付款处理等方面的内容。

6、采购核算

采购核算主要包括采购发票管理及采购对账管理两方面的业务内容。“采购发票”是整个采购业务中最重要的单据之一，也是企业财务部门进行采购业务账务处理的重要依据之一。采购核算中，系统提供了丰富的采购发票管理功能，审批后的发票可以根据不同的发票类型及业务类型自动产生记账凭证。产生的记账凭证自动被“总账”模块实时接收，在进行采购对账处理后，在供应商中心模块和相关报表中就可以自动跟踪和查某某到相关订单及其他单据信息。

7、报表查某某

系统提供的采购报表包括采购计划请购单某某、采购订单某某、采购入库报表、采购核算报表、和其他报表等5个方面的报表，报表种类齐全，报表查某某的方式多样而灵活，同时报表不仅可以进行屏幕浏览或打印输出，还可以转换为不同类型的文件进行输出。

图标说明

本功能手册基本上做到重点突出，主要对核心的、复杂的、深层次的功能加以详细介绍，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的疑惑，功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出，以免用户错误理解；另外，本功能手册中示例丰富，基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。

这是一个“注意”图标。它提醒您注意各种需要特别注意的因素或一些有趣的事情。

这是一个“提示”图标。它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。

这是一个“说明”图标。它对可能会引起您误解的问题进行解释。

这是一个“疑难解答”图标。它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题的操作。

供应商管理

供应商管理主要包括供应商物料维护、供应商报价和自动终止报价功能。特别是供应商报价，经过完善和补充后功能更加强大，实现了供应商按样机、小批量等阶段报价的功能，并且在启用下一阶段报价时自动关闭前一阶段的报价，为制造企业提供了较为全面的供应商管理解决方案。

供应商物料维护

用于维护供应商供货目录，即供应商能提供的物料的提前期等信息，为供应商配额分配、采购决策提供依据。

供应商报价

用户单击“供应商管理/供应商报价”菜单，系统弹出“供应商报价列表”窗口，“供应商报价列表”窗口如图 2.2-1所示：

图2.2-1供应商报价列表窗口

本窗口中系统设置了“显示方式”、“新增”、“复制”、“修改”、“批修改”、“删除”、 “审核”、“审批”、“变更”、“终止”、“报表”、“查某某”、“定位”、“属性”、“打印”等主要功能按钮。

(批修改

用于对报价进行批量修改，“批修改条件选择窗口”如图 2.2-2所示：

图2.2-2批修改条件选择窗口

用户在此首先确定需调整价格的编码、供应商、单位、货号、等级、产品大类报价日期等信息，然后再确定调整类型和具体的调整量，单击“下一步”，系统弹出“批修改列表窗口”，如图 2.2-3所示：

图2.2-3批修改列表窗口

用户在此选择需调整价格的具体物料，在系统编码前打上勾，点击“完成”按钮，系统根据您在调整类型和调整量的设置进行调整，从而生成新的价格。

(终止

报价记录被终止后，形成了该供应商对该物料的历史报价，在订单录入时将取不到此报价。

没有审核的报价记录不能终止。被终止的报价记录其“系统编码”是灰色的，同时在“终止”栏目中显示的为“是”。

说明：

此处是手工终止报价，系统还提供自动终止报价功能。

(报表

系统在“报表”按钮中下设了“历史报价”、“所有报价”、“供应商报价对比分析”和“供应商报价趋势图”4项功能。具体请参照报表查某某子模块中关于供应商报价报表的操作说明。

(设置

“设置”按钮用于设置供应商报价方式，系统提供“按货号报价”方式报价。默认按物料编码报价

图2.2-4属性窗口

自动终止报价

弹出一个对话框，可以终止有效日期小于系统日期的所有供应商报价。

业务处理

采购计划

在本系统中，用户可通过基础数据子模块的“采购初始\选项设置”中的“采购订单来自采购计划（请购单）”和“采购计划来自采购计划周期”选项，选择是否需要启用计划管理子模块或其中的部分功能。

为了使采购行为更符合企业的销售和生产战略目标，要求采购部门在下采购订单之前，先根据对市场的预测、销售订单、缺货信息以及本企业的库存情况编制合理的计划，使企业的采购行为更具有计划性和可管理性。

1.采购计划的编辑

采购计划的编辑包括“新增”、“修改”、“删除”、“复制”等。新增采购计划时，如用户在“采购选项设置”中选中了“MRP或销售单据生成计划，否则生成订单”，则采购计划的录入方式包括：直接录入、来自MRP；如果用户在“采购选项设置”中选中了“采购计划来自采购计划周期”，那系统首先弹出“采购计划周期选择”窗口，用户可根据实际需要进行选择。

“采购计划录入窗口”的明细物料记录中允许录入相同的物料，即一张采购计划单中允许录入物料相同的明细记录。每条明细记录的“状态”有两种选择，“终止”和“执行”。选择了“终止”，此条明细将在后面介绍的采购订单中的采购计划帮助窗口中不出现，暂不参与采购活动。

2.采购计划的控制

采购计划单据编制后，还必须有关部门和人员签章，对采购计划单据中所编制的采购计划的正确性、合理性负责，控制采购计划运行。本系统中对采购计划的控制包括对采购计划单据的“审核/弃审核”、 “关闭/打开”、“变更”操作，它们之间存在一定的业务逻辑具体如下：

图3.1-1计划单据状态

说明：虚线所示的是去审核、打开之间的业务逻辑。

请购单

用户可通过请购单列表中的“其它”按钮快速打开“请购单执行情况表”。另外在新增请购单时，在表体中点击“右键”，可引用“配料单”。其它操作类似于采购计划，也是为订单做准备的，具体操作可参考采购计划。

采购订单

单击“业务处理”主菜单，选中其下级菜单“采购订单”，系统就弹出“采购订单”列表窗口，如图 3.2-1所示：

图3.2-1采购订单列表窗口

“采购订单列表”中提供“新增”、“修改”、“删除”、“复制”、“审核”、“下推”、“关闭”、“变更”、“查某某”、“定位”、“信息”、“设置”、“打印”等功能。

1、采购订单的编辑

采购订单编辑包括“新增”、“修改”、“删除”等主要功能。

(新增

采购订单的数据来源可包括“采购计划”、“请购单”、“MRP请购单”、“销售订单”、“采购协议”四种情况，其中前两种来源是否可用根据基础数据的采购选项决定，开订单时可同时取多种来源单据作为开单依据。根据这四种数据来源生成采购订单的编辑处理过程相类似，下面以采购订单来源于请购单为例加以介绍。

点击“新增”按钮，系统弹出“采购订单录入窗口”如图 3.2-2所示。

图3.2-2采购订单录入窗口

2、然后点击“引用”按钮并选择下拉菜单中的“请购单”，系统会弹出“请购单帮助窗口”，如图 3.2-3所示：

图3.2-3请购单帮助窗口

用户可选择请购单中的部分物料，或者执行“全选”按钮，选择全部明细物料，完成请购单的选择操作。

注意：

a、“可开数量”为“0”，表明此单据已生成了采购订单，没有可开的数量了。

b、请购单明细记录中的“辅助单位”就是非标准计量单位，辅助数量就是根据辅助单位统计出来的数量。如果当前物料在“物料主文件数据录入”中分别定义了标准计量单位和辅助计量单位，此时系统会根据“数量”自动计算出“辅助数量”。

c、请购单中状态为“执行”的明细物料记录才可参与采购，出现在请购单帮助窗口中。

3、当您在“请购单帮助窗口”中选择确认后，请购单的信息自动填入采购订单录入窗口的相应字段中；可修改明细中的“检验方式”、“数量”、“辅助数量”、“交货期”及“加工厂”，“单价”是否还允许修改取决于用户在“选项设置”中对“采购单价可修改”选项的控制。

4、“采购订单录入窗口”表头部分的“订购方式”、“订单某某”、“结算单位”、“采购部门”、“采购员”等项目为必选项，否则系统不允许保存。“订购方式”系统内定三种，分别为：内部采购、直接采购和委托采购。

确定了供应商及结算单位后，用户可以通过“其它”按钮下的“供应商”菜单获取报价，系统自动提取该供应商对各种物料的最低报价（前提是选中了“选项设置”中的“请购单、订单单价来自供应商”选项）。当然，用户可以手工输入物料的采购单价。

5、确认了上述操作中输入和选择数据正确无误，点击“保存”按钮，就完成了采购订单的新增处理。采购订单在输入并保存后，可点击“下推”按钮很方便的生成采购入库通知单。

注意：

若用户在本系统的“基础数据”子模块的“选项设置”中选择了采购订单来自于请购单，那么新增订单时其数据就来源于请购单；否则，您可以手工录入采购订单或者取自MRP请购单。

订单明细类型分“普通明细”与“备损明细”，“备损明细”指可只输入数量但不用输入单价金额的明细。

对冶金矿业的支持

在冶金行业中，涉及到大宗原材料，如矿石、石灰、烧碱等的采购，这类采购业务有个共同的特点是：采购前，先与供应商确定采购的物料范围、要货的时间范围、数量等，而单价与金额，由于送来货物的质量、等级等在签订合同时无法确定，只能在事后通过检验得到，根据检验、过磅获得的情况进行入库、结算。在签订合同时，只能确定送货检验、数量确定所依据的标准。

在录入采购订单时点右键在出现在菜单中选择“物料价格条款”即可设置该行物料的价格条款。

图 3.3-4物料价格条款设置

在该维护窗口中，标示项目的含义如下：

检验标准：为了避免合约双方对材料质量等级认定上的差异，在签订合同时，往往需要确定检验结果以谁的为准，是以己方（货物接收方）为准，还是以货物发出方为准，还是对比检验的标准，取高值、低值。本次版本，只支持“以己方为准”方式。

计量标准：由于大宗材料往往需要过磅后才能得到其准确的数量，为了避免合约双方对材料质量等级认定上的差异，在签订合同时，往往需要确定检验结果以谁的为准，是以己方（货物接收方）为准，还是以货物发出方为准，还是对比检验的标准，取高值、低值。本次版本，只支持“以己方为准”方式。

最低结算数量：合同约定，送货累计数量达到此值后，方可申请供应商结算。

检验项目一和基准值：：认定货物质量的依据之一，与后续的检验项目关联，根据检验结果确定货物质量，作为与供应商结算款项的依据之一。预置为水分，依据基准值（测试值在基准值以内的，按照基准值计算，超出基准值的，按照实际水分含量计算）的结果，确定和计算应付款项。如货物单价100吨，单价120，金额为120,000,如水分为5%，则应付金额12000*(1-5%),如果水分为2%，则应付金额为12000*(1-3%)。

检验项目二和最低能接收值：认定货物质量的依据之一，与后续的检验项目关联，根据检验结果确定货物质量，作为与供应商结算款项的依据之一。可选择任意一检验项目（在PM－质量管理－质量数据维护－检验项目中设置），在结算确定价格时，依据表体上的明细项目的起始值和终止值的区间表，对照设定。以上图为例，表示当原材料铝土矿的铝硅比在0.5以下时，不给予结算，当在0.5-0.7之间时为100元，0.7－0.9之间为120元，0.9－1之间为150元。

为了方便用户的输入，点参照按钮，可以快速的引用另外一张订单的价格条款，形成本订单的条款内容。

2、采购订单的控制

采购订单的控制包括“审核/弃审核”、及“关闭/打开”。采购订单支持审批流，审批后才能生效。此外支持订单变更、下推和预警功能。变更订单时可变更订货数量与增删明细，但已发货的物料的数量不能修改与删除；采购订单列表中的“下推”功能一样可以生成采购入库通知单；“预警”功能可以通过设置采购订单列表窗口中的“属性”菜单实现。

采购入库通知单

单击主菜单“业务处理”，选中其下级子菜单“采购入库通知单”，系统弹出“采购入库通知单列表”窗口。

1、采购入库通知单的录入

采购入库通知单编辑包括采购入库通知单的新增、修改、删除操作。

(新增

“新增”的功能主要是填制新的采购入库通知单。

在新增采购入库通知单时，系统提供了“含税成本”、“不含税成本”两种直接录入方案，选用哪一种取决于用户对成本的控制方式。

1)、单击“采购入库通知单”窗口中的“新增”按钮。选择对应条件的选项后，系统弹出“采购入库通知单录入窗口”，如图 3.3-1所示：

图3.3-1采购入库通知单录入窗口

入库通知单的数据来自于采购订单或换货单。

2)、输入其它项目资料：本系统要求选择物料入库的仓库；若入库产品实行批号管理，您还必须输入该产品批号；批号可直接录入，也可通过双击批号栏，在随即弹出的批号帮助窗口中选择填入；入库窗口中其它选项，用户根据需要判断录入。

3)、处理采购费用：如果存在采购费用，应该把各种采购费用在各个入库物料中进行分摊。

点击“分摊”按钮，系统弹出“采购运费、杂费分摊设置”窗口，如图 3.3-2所示：

图3.3-2运费、杂费分摊设置窗口

在此窗口输入各运杂费（运杂费的具体项目在“基础数据”模块的“费用项目”菜单中设置，设置说明请参照“基础数据”模块功能手册）的金额，然后选择分配的标准（按金额、按数量），点击“确认”按钮。系统会根据待分摊物料各自所占的百分比自动完成运杂费的分摊处理。

4)、新增单据的保存：经过以上操作后，确认录入的采购入库通知单资料完整且无误后，点击“保存”按钮，系统会对单据的合法性、完整性和准确性进行检测，如若用户在初始设置时选择“入库通知单数量超过订单数量时提示”选项，那么系统此时就会自动检验并给予提示。

2、采购入库通知单的控制

采购入库通知单控制主要包括“审核/弃审核”、“关闭/打开”等。单据审核处理是单据处理的一个重要环节，而没有通过审核的入库通知单也不能被“库存模块”接收。

提示：

1、入库通知单变更时可以变更辅助数量、承运人、运费单价等信息

2、入库通知单变更时允许修改数量和金额，同时修改运费单价，数量不能低于库存入库单的引用数量。

采购退货通知单

采购退货通常包括三种情况，一是入库前退货；二是入库后退货；三是直接录入退货通知单。其中如果是入库后退货，还存在入库成本是否含税的问题；点击主菜单“业务处理”，选中其下级菜单“采购退货通知单”，系统弹出“采购退货通知单”列表，具体操作可以参考“采购入库通知单”的相关操作说明。不过有几点需要特别说明的：

1、入库前退货：来源可以是“订单”。

2、入库后退货：来源 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 示请购单完全被采购订单引用后自动关闭，未选中表示不关闭。

采购初始确认

该步工作必须在基础数据模块初始完成后才可执行。

采购初始一旦确认，您所采用的采购业务流程就被确定，采购控制的范围点不仅是数量还包括单价也相应确定。具体体现在“选项设置”中的“采购订单来自请购单”、 “单据产品必须有单价和金额”等选项被固化，不再允许修改。

历史订单初始

采购历史订单初始用于录入、维护历史采购订单。界面同普通订单,历史订单参与报表统计与付款核销。采购初始一旦确认，您所采用的采购业务流程就被确定，采购控制的范围点不仅是数量还包括单价也相应确定。具体体现在“选项设置”中的“采购订单来自采购计划（或请购单）”、“采购计划来自采购计划周期”、“MRP或销售单据生成计划，否则生成订单”、“单据产品必须有单价和金额”等选项被固化，不再允许修改。

Excel导入模板设置

用于采购订单的导入。

套打格式设置

采购单据的套打格式设置提供了对采购订单、采购对账单、采购计划、采购发票、采购请购单、采购入库通知单、采购退货单、付款单、资金请款单等单据的套打功能设置。

套打格式的具体设置操作请参见《GE安装及公用功能手册》。

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