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测绘成果和资料档案管理制度

为规范测绘成果和资料档案的管理，确保测绘成果和资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》并结***有关规定制定本制度。

第一章 测绘成果资料归档

第一条 测绘成果和资料档案根据国家要求，制定归档范围及保管期限表。

第二条 测绘成果和资料档案必须按要求及一定的编号原则进行编号归档；归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷首页为案卷文件目录并编制档案著录卡，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。

第三条 不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。

第四条 对归档的成果资料应做好完整的登记表登记，并录入计算机中以便查阅，同时将登记表进行统一管理保存。

第五条 长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。

第六条 成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履行签字手续并填写移交（接收）登记簿。

第七条 数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复抢救。

第八条 接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。

第九条 所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。

第十条 保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。

第十一条 各部门必须设专职或兼职人员管理测绘资料，做到职责分明，并应设置资料室和铁柜，存放测绘资料。

第十二条 将测绘成果资料档案工作***工作日程，并由分管副院长或其指派人员对档案管理工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并协调解决。

第二章 测绘成果资料档案保管

第一条 为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，使档案更好地为社***服务，特制定本制度。

第二条 保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

第三条 档案室是保管档案专用区域，任何人不得在档案室内存放与档案管理无关的物品。

第四条 档案柜（架）排列应与窗户垂直，柜（架）与柜（架）、柜（架）背与墙壁保持一定的距离。

第五条 档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制规定（总目录、分类目录、卷内目录等）科学分类、排列、编号入柜（架），有序管理，不得任意挪动案卷的位置。案卷调出利用或加工整理，返还时必须及时归回原处。

第六条 档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

第七条 对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

第八条 档案室内应备有温湿度计和记录本（簿），坚持每日观察记录，做好温湿度调控工作，维持良好的保管环境并不断改善保管条件，档案库房内应当安置温湿度计。环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60％之间。

第九条 光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。

第十条 档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施，宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度，树立防火意识。

第十一条 档案室管理人员每年春末在档案柜（架）内置放防虫药品，并定期进行检查，发现情况及时处理。 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 毁清册，提出销毁报告，经主管领导和档案室审查后签字盖章，报公司审批或备案，再销毁。

销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密。销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。

对保管期满但属国家重大工程项目的测绘档案，要根据需要适当延长保管期限。

应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售。

销毁国家密级图纸或测绘成果，必须经省测绘行政管理部门批准。

被销毁的档案必须与销毁清册无误，为防止遗失和泄密，严禁将档案卖给废旧物资收购部门或收购人员。档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确认，以示负责。

鉴定报告、销毁清册及审批文件，应存档保存。

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