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一、何谓照片档案

　　照片档案主要是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

　　二、照片档案的构成及其特点

　　（一）构成：

　　主要有底片、照片和文字说明材料三部分组成。

　　说明：用数码照相机拍的照片没有底片，需保存好电子版的照片档案，并在电子版的照片上也要加说明。

　　（二）特点：

　　1、形式规格，多式多样。

　　版面尺寸有大有小，有一张一事的，有一事多张的，无一定规范。照片档案有正片和负片之分。从制成材料来说可分为纸制品和化学制品。

　　2、时间感、空间感强烈。

　　能把稍纵即逝的瞬间划为永恒的形象保留下来。

　　3、形意结合，形像逼真。

　　一般的文字档案不如照片档案那样给人以活灵活现的感觉。照片档案中照片和文字说明互相依存、互相印证，互相补充来客观地反映事物。

　　三、照片档案的收集

　　1、归档时间

　　照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档。一般不应跨年度。

　　2、收集范围

　　（1）本单位召开的重要会议照片

　　（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片

　　（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中形成的照片

　　（4）本单位工程建设、单位面貌等照片

　　（5）产品和重要设备照片

　　（6）重大事故照片

　　（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片

　　（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片

　　（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片

　　（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照 片

　　（11）其他具有保存期价值的照片

　　3、收集要求

　　（1）对属于收集和归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。

　　（2）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。

　　（3）底片、照片、文字说明齐全。对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。

　　（4）底片和照片的影像相符

　　四、照片档案的整理与编目

　　1、组卷：按照片所揭示的内容或专题分类（可参照归档范围）并结合保管期限分别组卷，有些单位照片特别少的也可不分类，直接按时间顺序结合保管期限分别组卷。

　　2、排列：在一册照片内每张照片按时间顺序排列，照片放入照片袋中，底片装在底片袋内。

　　3、编号：

　　照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、目录号（或分类号、保管期限代号）、册号、张某某组成。目录号与分类号及保管期限代号任选其一，即用了目录号就不用分类号及保管期限代号。

　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　目录号：案卷目录的编号。

　　分类号：照片档案类别的代码，由汉语拼音或阿拉伯数字组成的代码标识。

　　保管期限代号：分别用“001、002、003”对应代表永久、长期、短期。

　　册号：即案卷号，在某一全宗某一保管期限内（或某一目录号内）照片册的排列从“1”开始顺序编号。

　　张某某：指照片在每册照片中的顺序编号，每册照片从“1”开始编号，每张照片一个号。

　　编页号：同文档，正面在右上角，背面在左上角。（视情况是否编）

　　4、加说明

　　（1）要求：题名应采用横写格式，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

　　（2）说明的格式

　　题名：一张或一组照片的标题。

　　照片号：见前面内容。

　　底 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 者六个要素。

　　①时间：事件发生或变化的时间；

　　②事由：照片影像所反映的事件情由；

　　③地点：照片中事件发生的地点；

　　④人物：照片上的主要人物的姓名、身份；

　　⑤背景：解释照片与主要有密切关系的背景；

　　⑥摄影者：拍摄照片的责任人姓名。

　　2、分说明

　　分说明是以每一组照片中的自然张为单元编写的简要说明,可以用表格式进行填写。一般格式是：(详见附表①)

　　3、编目

　　照片分类后,按类别装(贴)入专用照片专用簿(册),并给照片编上号。编照片号可案卷内照片的顺序号。然后填写卷内目录和案卷目录。卷内目录以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

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