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文书类档案整理步骤和方法

甘肃档案?1月27日

一、文书档案整理的步骤

1、收集—2、分年度—3、确定归档范围—4、分类（归档方法）—5、立卷（整理成某某）—6、分保管期限—7、文件排列—8、装订—9、编号—10、数页码—11、装盒—12、编目—13、放置备考表—14、上架。

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二、文书档案整理的具体方法

1、收集

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。

第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。

第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。如：“白头文件”：

（1）会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

（2）本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

（3）合同、协议、出版物原稿（附原本）

（4）重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

（5）会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)

（6）本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

2、分年度

按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围

（1）、文件材料归档范围

（2）、不归档的文件材料的范围

不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

4、分类(归档方法)

第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。

第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度—组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。

5、立卷（整理成某某）

在立卷归档工作中应注意问题：

（1）本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

（2）立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

（3）要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本即打印本外，还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复，在归档时应齐全完整，不能“分家”，要一并归档组卷。（有请示不一定有批复，但有批复就一定要有请示。）

（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件，是指没有经过收发登记的文件，是无据可查的文件，主要包括：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件；各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 目录，如：

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注



6

XX市XX区XX局

XX发[2017]**号

关于……的通知

2017.03.26

9







每年的归档文件目录应按一定顺序统一装订成册，并要编制封面，便于查找利用。

目录封面格式，如：

归档文件目录

全宗名称：XX市XX区XX局

年度：2017

保管期限：永久

机构（问题）：





13、放置备考表

每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。

14、上架

将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。??

转载来源：兰台云微信

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