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档案整理规范及要求

为了***和成教中心的档案建设和管理工作，确保我镇高标准通过**_*验收，特制定本档案整理规范及要求，望各单位遵照执行。

一、档案建设原则

教育工作档案的建立必须坚持完整性、真实性、准确性的原则。

1、首先做到“四个统一”，即统一档案盒；统一档案标签；统一档案索引（包括档案总索引、盒内目录、卷内目录）;统一卷宗格式。

2、档案内容要严格按照《省教育工作示范市自评汇总表》中的评估要点来整理，每个评估要点尽量做到有三项内容验证：

⑴、有文件。包括上级和本单位制定的规章制度、通知、计划、细则及方案等。

⑵、有过程性资料。包括组织领导、实施方案、检查记录、活动资料、图片录像。

⑶、有结果。包括评比结果、本级和上级的表彰奖励资料、现场照片、讲话稿、荣誉证书等。

二、档案编排和填写标准

（一）材料内容编排

1、所有装订入盒的档案，除原始材料外，必须用A4纸打印。

2、单项材料标题分两行，第一行为单位名称如：“***”，第二行为具体的材料名称，如“养成教育活动实施方案”。题目一律用二号宋体并加粗居中，行间距以30磅为宜。

3、正文一般用4号宋体，首行缩进2字符，段前段后0行，小标题要加加粗突出，行间距以25—30磅为宜，（表格18磅），默认字距，页脚居中标注“1”、“2”“3”格式页码。

4、材料要有时间落款，单位名称落款。

5、打印方向：除表格外一律用竖向打印。

6、卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

7、每一卷材料要按照一定的顺序编排好，并做到纸张整齐划一。

（二）档案目录总索 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 是本卷主要内容，可简写或不填。如果填写要用碳素钢笔或黑色中性笔填写详实。

保管期限分别定为永久、长期、短期三种填写。

归档号和全宗号不填，目录号一律填“1”，卷宗号根据本单位创建工作档案目录总索引中所编本卷卷号填写。

2、填写卷内文件目录要求：

卷内文件目录要另外打印，格式参照卷宗封皮自带《卷内文件目录》已装订卷可以在卷宗封皮内侧文件目录处重合粘贴打印的文件目录,未装订的将文件目录附在卷内文件最上面。

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

　 文号：文件制发机关的发文字号。　

责任者：对该文件负有责任的署名者。　　

题名：即文件标题，超长时可简写，没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题 ，外加“［ ］”号。

　日期：文件的形成时间，是指文件署名下的时间　

页号：卷内文件起止页的编号。

　 3、填写卷内备考表要求：　　

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，无特殊情况一般不填。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

　 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

立卷时间：注意2009、2010、2011年度的要填准确。

三、档案装订标准

1、档案一律用白线按三孔双线装订，不允许用书钉装订。对于原材料中的书钉要去除。

2、2009年度、2010年度、2011年度、2012年度各分盒入档，不得跨年度混装。

3、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

　　 4、各种材料大小均按软封面大小装订，超大文件按此规格叠式，材料名折在外面。

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