档案工作业务培训
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档案工作业务培训
一、案卷质量总的要求：
案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
6、永久和定期案卷必须按规定的格式逐件填写归档文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
8、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
9、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；卷内文件永久应逐件按照包角的方法装订；定期（30年、10年）应用不锈钢钢钉逐件装订。
二、档案整理
1、 一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。
2、新成立的机关，一个机关分为两个以上的机关，几个机关合并为一个机关，都应分别建立新的全宗。如，计委分为发改委和外经贸委。 3、机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化，仍接续原来的全宗。
4.机关的内部机构一般不建立单独全宗。
5、临时机构一般不建立单独全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导，执行全局性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。 6、机关档案，应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案。分类应保持前后一致，不能随意变动。
7、分类一般应采用年度——组织机构（或问题）进行分类。
8、不能采用年度——组织机构（或问题）进行分类时，可按国家档案局和有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。 9、案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。 10、按照案卷的排列顺序编制盒号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的盒号。
三、档案的保管
1 机关应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门的用房列入 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 件升级前的数据库备份；
其他应该存档的资料和数据。
打印输出设备要选择较耐久保存的设备（如激光打印机、喷墨打印机等）。打印输出的各种电算化会计资料必须经过会计人员或出纳人员和财务主管审核后才能归档。
要求输入计算机的会计数据应按时打印成书面资料，经核对无误后分别按会计凭证、会计账簿、会计报表装订成卷，并按会计档案管理要求存档保管。
对硬盘上的会计数据需建立软盘或光盘备份，并贴上标签，重要的应准备双份备份，最好存放在防磁柜里。
电算化会计档案应严格执行安全和保密制度。各种会计资料未经领导同意，不得外借。确需要外借的，应该履行相应的借阅手续，对存放在软盘等磁场介质上的应认真检查，防止病毒感染。
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