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档案管理制度

第一条??为加强档案管理，根据《档案法》和保密工作的有关规定，结合我局实际，制定本制度。

第二条??文件材料的归档范围

（一）普通文件材料的归档范围

1、本级以上单位、部门组织召开会议的会议材料。

2、本单位起草的调查报告、典型材料。

3、本单位的工作计划、规划和总结。

4、各种普查文件材料。

5、人大建议、政协提案办复的文件材料。

?(二)列入工作秘密文件材料的归档范围

1、党和国家领导人及上级机关领导视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话、声像、图片等重要文件资料。

2、党组会、局长办公会、局务会的记录、纪要。

3、上级单位和有关部门下发的文件，本单位制发或与有关部门联合制发的文件、报表等。

4、代上级机关起草的文件的最后草稿。

5、请示与上级的批复，下级单位的请示、报告与本机关的批复、批示。

6、组织沿革、大事记，干部职工、党员花名册，干部任免的文件资料。

7、劳动模范、先进工作者的表彰材料、事迹材料；对有关人员的处分材料。

8、干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件资料。

9、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根。

10、本单位财产、物资、档案等的交接凭证。

11、与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料。

12、关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文字资料。

13、单位之间协商工作的往来文件资料。

14、处理群众来信来访的文件材料。

15、对药品、医疗器械、保健食品生产经营企业和餐饮单位进行检查的材料和行政执法案卷。

（三）列入技术秘密和业务秘密文件材料的归档范围

1、药品、医疗器械、保健食品生产经营企业和餐饮单位上报的基础数据和信息。

2、药品、医疗器械、保健食品生产经营企业和餐饮单位许可证申办材料、认证资料。

3、按照上级要求，药品生产企业、制剂室、药包材生产企业、医疗器械生产企业上报的产品注册信息、技术文件、工艺核查档案等。

第三条??文书档案的保管期限

?（一）属于永久保管的档案

1、上级机关颁发的需要本局机关执行的重要文件材料。

2、上级机关领导视察、检查本机关工作时形成的题词、讲话、记录稿、声像、图片等重要文件材料。

3、上级机关对本机关干部的任免、处分的文件材料。

4、本机关党组会、局务会、局长办公会会议记录、纪要。

5、本机关召开的工作会议和重要的专业会议的通知、签到表、报告、决议、讲话、纪要。

6、本机关制发的决定、决议、指示、办法、规定、通知、通报、工作总结、报告、专题报告。

7、本机关的重要请示与上级机关的批复；下级机关的重要请示与本机关的批复。

8、本机关各种普查工作形成的综合结果、专题成果、方案、总结、报告、一次性统计报表。

9、本机关调查研究形成的重要材料。

10、本机关编制的各种长远规划和年度计划。

11、本机关的（或本机关汇总的）年度和年度以上的统计报表和统计资料。

12、本机关的党委、团委、工会所形成的工作报告、计划、总结、会议记录、主要的统计资料。

13、本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、章程、人员编制，干部、党员年报，干部、党员、职工花名册。

14、本机关及本机关主持或批准的区域变化、解决边界纠纷和征用土地的通知、决定、区划图、征用图、协议书等材料。

15、本机关出席省以上的劳动模范、先进工作者等文件材料。

16、本机关对本机关干部、职工犯有重大错误的处分材料。

17、本机关的组织沿革、大事记，反映本机关重要活动的剪报、照片、录音、录像带等。

18、本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本。

19、本机关处理的重要的有上级 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 格控制在规定的范围内，不得擅自扩大范围；查阅涉密文件和资料要在办公室或阅文室等有保密保障的场所进行。

（二）涉及技术秘密和业务秘密的文件和资料，与工作无关的人员不允许随便查阅。

查阅档案者，必须按规定办理借阅手续，并要认真填写查阅档案登记簿。

（三）查阅档案一般只限在室内，如因特殊情况需要借阅，必须经主管局长批准并严格履行借阅登记手续，限期归还。

（四）查阅绝密级文件或党组会、局长办公会、局务会记录必须经局长批准，并在阅档室查看，不准带出室外。

（五）查阅档案人员要爱护档案，不准对档案勾画、涂改、剪裁和全文抄录，如需全文抄录者，须经局长批准同意。

（六）在查阅档案时，不得吸烟、用口水，以保护档案完全无损。

（七）档案管理人员在向查阅档案者提供档案的同时，应根据需要发放《档案利用效果登记表》，查阅工作结束后，由查阅者如实填写。

第七条??档案借阅工作程序

（一）局机关工作人员凡需借阅档案资料者，由经办人填写档案借阅申请单，经办公室主任审核并经主管办公室工作的局领导批准，履行档案借阅登记手续。

（二）借阅局党组、局长办公会、局务会记录等重要资料，须由经办人填写借阅档案申请单，由局党组书记、局长同意并签字，办公室主任审查后，履行档案借阅登记手续。

（三）借阅档案资料，一般只限在档案室内查阅。因特殊情况需调出档案室查阅的，必须经主管局长同意并签字，履行档案借阅登记手续。

（四）借阅档案者要按规定期限归还，并如实填写《档案利用效果登记表》。

第八条??档案立卷、归档与移交

（一）立卷时必须保持文件应有的内在联系和完整性，请示和批复、正本和底稿、文件的附件等等必须一并组卷。卷内文件排列一般以内容、时间为顺序，案卷的标题要确切地反映卷内的文件内容。

（二）坚持平时立卷和年终立卷相结合的方法，平时形成的一项工作、一个案件、一次会议结束后形成的文件，应立即装订立卷，年终立卷工作一般在次年五月底前完成。

（三）档案室对永久、长期档案，一般保存十年，而后连同档案目录向政府档案部门移交，并办理交接手续。

（四）本局档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离岗。

第九条??档案收集整理归档工作程序

（一）办公室每年初，对各科室将上年度形成的需要归档的光盘、照片、录音、录像等载体收集分类整理后，交档案室统一编号并归档。

（二）办公室每年初，将上年度送发至各科室阅办的有关文件，按照发XX记簿逐一核对，在收齐分类整理后，交档案室统一编号并归档。

（三）每年初，各执法科室将上年度形成的执法文书，按照省局执法文书装订顺序规定整理立卷，送法规监督科审查无误后，法规监督科统一移交档案室，由档案室统一编号归档。

第十条??档案的销毁

（一）销毁档案前需要对拟销毁档案进行鉴定，鉴定档案要有局主管领导、科室领导和档案员及有关人员参加，讨论审查拟销毁档案，对档案的存毁作出书面决定。

（二）档案经过鉴定后，对认为无需继续保存的档案要以全宗为单位，由档案室提供意见，登记造册。

（三）销毁档案必须经上级有关部门同意，报请本局分管档案工作的领导签字批准方可进行。

（四）经领导批准销毁的档案，要继续保留一段时间进行考验和鉴定，以免早销和错销，造成无法挽回的损失。

（五）销毁档案，必须化为纸浆或焚毁。凡属上级文件，一律交由档案室统一处理，严禁私自销毁；便函、学习材料、参考材料等可由各部门自行销毁，但不得作为废纸出售或它用。

（六）销毁档案，必须由二人以上负责在指定地点监销，档案未全部销毁之前，不得离开现场。销毁后，监销人员要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，签名盖章以示负责。

（七）情况特殊的专门档案，按有关规定执行。

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