公文排版全攻略
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公文排版全攻略
公文分版头、主体、版记三部分，页码位于版心外。技巧细节如下：
1.公文用纸。公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。
2.版面。公文用纸天头（上白某某）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白某某）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
3.字体和字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
4. 行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
5.文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
6. 装订要求。公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm--5mm。
8.份号。如需标注，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
9.密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
10. 紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
11.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
12. 发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
13. 签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
14.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
15. 标题。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
16. 主送机关。编排于标题下空一行位置，居左某某，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
17. 正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
18.附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
19. 加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
20.不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
21.加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
22.成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
23. 附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
24.附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
25.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
26.抄送机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
27.印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
28. 页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
29.公文中计量单位、标点符号和数字的用法。公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。
30. 信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
31. 纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
32.制作红头文件发文机关制作的操作步骤。依次点击【插入】-【文本框】-【绘制文本框】，此时光标会变成一个‘十’字，在文档适当位置摁住鼠标左键不放，拖动绘制文本框。在文本框边缘点右键，选择【其他布局选项】。打开的对话框如图，在【位置】标签中“水平”项中的“对齐方式”设置为“居中”，相对于“页面”，“垂直”的“绝对位置”设置为3.5厘米(平行文标准)或者8厘米(上行文标准)，“下侧”选择“上边距”。将打开的对话框切换到【大小】标签中，将文本框的高度设置为2厘米，宽度设置为15.5厘米。在文本框边缘点右键，选择【设置形状格式】。打开如图所示对话框，【填充】设置为无填充，【线条】设置为无线条。在【布局属性】中将文本框上下左右边距都设置为0。然后将字体设置成标题，宋体，字体大小以充满文本框为宜，红色，加粗不能换行。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
33.制作红头文件红线制作的操作步骤。依次点击【插入】-【形状】-【线条】选择直线。摁住左手【shift】键不放，在页面绘制一条直线。在直线上点击右键，选择【其他布局选项】。在【位置】选项卡里将“水平”项的“对齐方式”设置为“居中”，相对于“页面”。“垂直”项中的“绝对位置”设置成7cm(平行文或下行文标准，上行文为13.5cm),下侧选为“页边距”。切换到【大小】选项卡里，将“宽度”的绝对值设置为15.5cm。【确定】退出，再次点击右键，选择【设置形状格式】。在【线条与颜色】项中将其设置为“实线”，颜色为“红色”。切换到【线型】选项卡下，将“宽度”设置为2.25磅。【关闭】退出。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
34.公文标题标注要规范。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容，使用正确文种，做到准确、精练，通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号，除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题中随意乱用。
35.具体页面设置。
（1）选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。
（2）选择“纸张”附签，“纸张大小”设成“A4”。
（3）选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”，“页脚”设置成“2.5厘米”。
（4）选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮。
（5）进入“文档网格”附签，选中“指定行网格和字符网格”，将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
（6）插入页号
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为－１－，－２－，－３－显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，选中页码（包括左右两条短线），将页码字号设置成“四号”；字体为宋体的阿拉伯数字；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
（7）文号制作
平行文或下行文号：文号——三号仿宋、居中显示，编排在发文机关标识下空二行位置。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离，编排在发文机关标识下空二行位置。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
36.公文正文排版
制作公文正文内容：正文内容根据实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
1.标 题——2号小标宋字体，居中显示，编排于红色分隔线下空二行位置。
2.主送机关——3号仿宋字体，居左某某，冒号使用全角方式，编排于标题下空一行位置。
3.正 文——3号仿宋字体。
4．文种结构层次——依次用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标注。一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。
5.附件——是正文内容的组成部分。3号仿宋字体，在正文下空一行，左空2字编排，“附件”二字后标全角冒号和附件名称，附件名称后不标注标点符号。
6.发文机关署名——3号仿宋字体，距最后一行正文内容3个空行放置，以成文日期为准居中编排。
7.成文日期——3号仿宋字体，发文机关下方右空4个字格编排。
8.印章——加盖端正，以成文日期中心为准，印章下端压成文日期。
37.版记制作
1.选择“表格”——“插入”——“表格”，设置“列数”为1，“行数”为2。
2.选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”。
3.然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，竖线取消；同时，设置第一行和最后一行下线的宽度为1?磅，中间一行下线宽度为?磅，点击“确定”。
4.进入“表格属性”——“列”附签，设置指定宽度为15.6厘米，点击确定。
5.在制作成功的表格第一行，输入主送单位、抄送单位，用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；表格第二行，输入印发机关、印发日期，用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加“印发”二字。
注：因现行的规范是要求公文双面打印的，因此公文的最后一页必定是偶数页，也就是如果公文在奇数页完结，则要版记排在背面的偶数页，否则背面偶数页空白，不是一个整体。
38.打印设置
机关公文打印采用双面印刷，左侧装订，现有大部分打印设备只具备单面打印功能，请按以下步骤设置文本打印。
选择“文件”——“打印”——“打印（R）”，设置奇数页，点击“确定”。
将打印完毕的奇数页文件，空白背面按顺序叠放，放置打印设备送纸盒。
选择“文件”——“打印”——“打印（R）”，设置偶数页，点击“确定”。
上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件，也是“套打”输出红头文件首页的基础。为便于理解，后附公文格式图解说明，请参照学习。
附：机关正式公文格式图解
公文格式 图解
公文格式 图解
公文格式 图解
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公文格式 图解
公文格式 图解
党政机关公文处理工作条例
（中共中央办公厅 国务院办公厅中办发〔2012〕14号 2012年4月16日）
第一章 总 则
第一条?为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条?本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条?党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条?公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条?公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条?各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条?各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条?公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条?公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七） 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 上行文应当标注签发人姓名。
5、规范文件标题。文件标题由发文机关名称、事由和文种组成，在工作实务中，有时由于文件标题太长，文件上又有发文标志，往往在标题中忽略了发文机关名称，亟需规范。
6、规范文件落款。在《条例》第三章文件格式部分中，增加了"发文机关署名"的内容("署发文机关全称或者规范化简称")，在现实中因为要加盖单位公章，或文件头上已有发文标志，往往只署发文日期，没署发文机关，亟需改正。
7、规范成文日期。按照《条例》中的规定"署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。"
8、删除主题词一栏。在公文的要素上，《条例》中减少了"主题词"的内容，在以后制文时就需删除这一栏内容，同时还规范抄送机关和印发机关及印发日期:除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
9、严格上行文的报送程序:党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
至于文件的字体、字号、版式等，按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
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