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公物用品采购与发放流程及管理制度

1、目的

为加强学校公物用品采购、发放制度建设，规范采购行为，控制成本，加强支出的准确性和可控性，特制定本方案。

2、适用范围

本制度所指公物用品是用于日常办公、教学使用，购买价值达不到固定资产标准的办公用品、工具、及各种耗材。

3、主管部门及职责

总务处是公物用品采购与管理的职能部门，负责各部门公物用品的计划、采购、发放及控制等管理工作。

4、内容

4.1 计划及审批流程

4.1.1总务处出入库人员需在放假前，对库存公物用品的种类、规格及数量进行清点，根据在校师生人数及日常使用申领情况，制作开学前公物用品采购计划上报学校领导审批。学校公物用品申购需经学校领导审核通过后，由学校采购小组成员进行采购。

4.1.2各科室临时提出的公物用品需求计划必须形成书面申请，上报学校领导进行审批，对购置申请物品应说明物品使用用途。如急需物品可先电话请示同意后，在购置后补办申购及申领手续。

4.1.3单件价值或一次性采购总额小于1000元的申请单经学校负责人核准后最少两人进行采购，超出1000元（含1000元）的申购单经学校负责人核准后需三人及以上进行采购。

4.2 采购流程

4.2.1 公物用品采购均实行定点采购，采购小组须将所定供应商名单统一上报学校财务科进行备案。采购人员须充分考察市场行情，选定具有供货实力的供应商，根据我校的采购明细提供报价，不少于三家，采用综合性价比比较法，筛选若干后备供方，将质优价廉的供应商报价提交学校负责人审核，将经核准的供应商建档，列入合格供方名录，由总务处与供应商签定《公物用品采购合同》，并将报价清单同时抄送财务科存档，供结算时备查。

4.2.2定点供应商原则上不予改变。供方名录原则上就供货价格、供货质量、供货时间、服务态度、服务质量等方面进行考评，对考评不合格者及时淘汰出供方名录，并补充新的供应商，保证不少于三家可供选择的合格供方。

4.2.3常用物品报价清单原则上由总务处指定人员每月市调一次，及时将价格变动信息提交给财务科，并通知物品供方，要求供方及时调整价格，以保证我校低成本采购。财务科指定人员不定期抽查，发现问题及时报告学校负责人处理。

4.2.4采购原则上在我校正式供方名录规定的商家实施采购，如采购商品没有纳入供方名录时，则按“4.2.5”执行。

4.2.5 对于临时购置的公物用品，在时间许可的前提下，采购人员也必须货比三家，尽量降低采购成本。采购完毕应记录供方的名称、地址或联系方式，以便下次采购时节约时间、提高效率。

4.2.6采购时必须依据核准的采购单进行采购，采购商品必须品种对路、价格低廉、量足质优。

4.2.7学校采购人员必须经过学校负责人批准授权，未经授权的人员不得参与采购。

4.2.8采购完毕，采购人员必须提供正式发票及经总务处指定收货人验货签收的供货明细单，由采购人员签写经办、注明日期。

4.3入库及保管流程

4.3.1公物用品采购到位后，由总务处指定保管人员验收并办理入库手续。

4.3.2所采购物品必须一一登记造册，如：名称、规格型号、数量及用途等。

4.3.3保管员必须清楚地掌握公物用品库存情况，并经常整理与清洁，必要时要实行防虫、防霉等保全措施。

4.3.4公物用品应定期盘点，原则上每月盘点一次，由指定人员参与盘点。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，无缘无故丢失或损坏者，其损失由保管人员承担。

4.3.5保管人员必须对各科室所领用的公物用品进行核查。核查方式是定期对每月领用量、使用量以及余某某(未用量)作出统计，报领导审核。总务处指定专人对报告进行核对， 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 ，凭有效发票、经保管人员签收的供货明细单进行报销。

4.5.2采购完毕，采购人员须提交正规发票及实物，经保管人员按供货明细单对照验货签收，经总务处主任查验发票金额及入库明细单后核准报销。

5、检查与考核

5.1 公物用品采购计划必须切合实际，并严格控制在预算范围内。

5.2 公物用品采购人员必须严格按照经核准的采购清单采购，品种和数量方面严禁自作主张多购或少购。对临时缺货的，必须作出书面报告，并限定时间补足。

5.3公物用品采购人员在采购过程中必须严格把好价格和质量关，严禁以次充好、假公济私或其他违反规定的行为。

5.4保管人员必须认真做好公物用品的管理和控制工作，严禁营私舞弊。

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