采购管理制度及流程
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物资采购管理制度及流程
为进一步规范工程物资采购管理工作，***物资管理走向规范化、精细化、程序化,同时也为控制项目成本支出,提高工程项目整体效益，***实际情况，特制定相关材料采购流程，望各部门严格按照此制度执行。
一项目部申请材料采购职责及计划流程：
1、在进场前，项目部要提前做出由工程部门认可的材料总需求计划，如果部分材料是甲方指定的，项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号，数量，到场时间，联系方式等。有加工图纸的材料要附上图纸，且有项目部项目经理签字，（结合工程实际情况，项目部必须考虑到定制加工材料的加工周期及采购周期，提前提出材料申请，给采购部合理的采购时间）。
2、 施工过程中，项目部根据实际施工情况，每个月报一次月采购计划，提交材料申购单（每个月的15号可以补充一次采购计划，填写内容必须认真详细，规格、型号、数量必须齐全，采购部完全按照申购单进行采购，如与工程实际材料有出入，项目部自己承担责任），材料申购单一式三份，采购部，项目部，财务部各一份。为了杜绝浪费和其他不合理情况发生，材料申购单上面必须有材料申请部门预算员、申请部门负责人签字，缺一不可。***采购部有权拒绝接收材料采购申请表。公司采购部原则上不接收项目部任何人电话通知供货要求，如果有特殊情况，一定***领导批准同意，由公司领导***采购部负责人，公司采购部负责人在接***领导批准同意采购，方可***采购部相关人员进行采购。在公司采购部进行材料采购的同时，项目部相关人员必须及时的补交材料申购表，并且按正常的审批程序进行审批，然后将审批通过的材料采购申请表***采购部。
3、 项目中变更或增加材料用量，以甲方书面通知或签证为主。经营及预算部收到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，***领导审批，同时，项目部按材料采购流程申请材料采购。
二、物资采购环节职责及流程：
1、公司采购部在接收到批准后的材料材料申购单，应该按照工程施工流程和请购材料的缓急，由公司采购部负责人安排采购人员去进行采购。
2、采购人员在接到采购部负责人安排的材料采购申请表后，采购人员要参考市场行情以及以前采购记录和供应商询价、报价，优先选择供货准时，材料质量好，价格优惠，实力强的供应商，进行采购。主要材料或是采购量大的材料，采购人员要选择三家以上的供应商进行报价比价，并把供应商的材料样品，交货时间和报价上***采购部负责***领导进行审批，采购人员在接收到审批后的供应商名单后，进行相对应的材料采购。采购金额超过5万元以上，为了保护供需双方的合法权益和避免以后的采购纠纷，公司采购部一定要和供应商签订材料采购合同。少量的辅助材料采购人员可以***长期固定合作的供应商进行优先选择采购（零星五金材料等选择长期合作供应商采购，采购价格提前确认上报价格确认单）。
3、材料采购应做到事先进行控制，所采购的原材料、半成品、构配件、工程设备等物资必须符合国家标准、规范及工程设计和合同要求，所采购的材料必须有经销许可证、生产许可证、产品检验检测报告和合格证等，与验收单等资料存档备查。
三、采购下单和送货的时间安排流程：
1、采购人员和供应商确定了采购意向，大额采购签订采购合同后，采购人员严格按照材料采购申请表上面的数量给供应商下单，采购人员一定要向供应商确定材料的送（提）货时间和付款方式。为了不影响工程正常施工，采购人员尽量要求供应商把送货时间往前安排。尽量让供应商送***工程的项目所在地，如果是因为材料采购量少或者是供应商离我们的项目比较远。供应商不送货，采购人员可以和供应商协商，由供应 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 ，规格型号不符。现场验收人员一定要及时反馈给采购人员并做记录。如果是材料质量不合格，现场验收人员一律拒绝收货（质检报告、合格证等未随货送到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时***采购人员协调）。并且及时***采购部相关人员。
五、供应商的结算
1、对于有采购合同的供应商，结算要严格按照合同的付款条款所定的时间节点执行，同时，供应商要带有现场验收人员签字的送货单和合同约定的发票，统一办理结算。
2、零星采购物资结算，按月物资部与供应商进行对账，财务部复核无误后，如不存在代付等其他特殊事项的通知供应商开发票办理挂账手续，次月***资金情况安排集中统一支付。
材料采购流程图：
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