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程序文件目录 版号/状态号：A/0 页 码：1/2 序号 章节号/内容 01 MP-4.2.3 文件控制程序 ……………………………………………… （3） 02 MP-4.2.4 记录控制程序 ……………………………………………… （9） 03 MP-5.4.3(1) 环境因素识别与评价控制程序 ……………………… （12） 04 MP-5.4.3(2) 对相关方环境施加影响控制程序 …………………… （17） 05 MP-5.4.4 危险源辨识和风险评价控制程序 ………………………… （19） 06 MP-5.4.5 法律法规和其他要求控制程序 …………………………… （24） 07 MP-5.4.6 环境和职业健康安全管理方案控制程序 ………………… （26） 08 MP-5.5 内部沟通控制程序 …………………………………………… （28） 09 MP-5.6 管理评审控制程序 …………………………………………… （32） 10 MP-6.2 人力资源及培训控制程序 …………………………………… （34） 11 MP-6.3 基础设施和工作环境控制程序 ……………………………… （41） 12 MP-7.1 服务过程的策划和要求的评审控制程序 …………………… （45） 13 MP-7.2(1) 合同控制程序 …………………………………………… （49） 14 MP-7.2（2） 物业前期介入和承接查验控制程序 ………………… （53） 15 MP-7.2（3） 装修装饰管理控制程序 ……………………………… （58） 16 MP-7.4（1） 采购和储存控制程序 ………………………………… （63） 17 MP-7.4（2） 供方评价和选择控制程序 …………………………… （68） 18 MP-7.4(3) 商业管理控制程序 ……………………………………… （71） 19 MP-7.5.1(1) 设备设施管理控制程序 ……………………………… （76） 20 MP-7.5.1(2) 物业入伙控制程序 …………………………………… （86） 21 MP-7.5.3 标识和可追溯性控制程序 ………………………………… （91） 22 MP-7.5.4(1) 建筑物共有部分的维护管理程序 …………………… （94） 23 MP-7.5.4(2) 安全、消防及交通管理控制程序 …………………… （98） 24 MP-7.6 监视和测量设备的控制程序 ………………………………… （104） 第 1 页 共 150 页 程序文件目录 版号/状态号：A/0 页 码：2/2 序号 章节号/内容 25 MP-7.7 环境卫生和绿化管理控制程序 ……………………………… （108） 26 MP-7.8 应急准备和响应控制程序 …………………………………… （118） 27 MP-8.2.1 与顾客相关的服务过程控制程序 ………………………… （126） 28 MP-8.2.2 内部审核控制程序 ………………………………………… （133） 29 MP-8.2.3 服务的监视和测量控制程序 ……………………………… （137） 30 MP-8.2.7 合规性评价控制程序 ……………………………………… （140） 31 MP-8.3 不合格品控制程序 …………………………………………… （142） 32 MP-8.4 数据统计控制程序 …………………………………………… （146） 33 MP-8.5 纠正和预防措施控制程序 ……………………………………… （149） 第 2 页 共 150 页 文件控制程序 编码：MP—4.2.3 版号/状态号：A/0 页 码：1/6 1.0 目 的 对管理体系文件的编制、分类、编号、审核、批准、发放、管理、更改及作废的整个过程 实行控制，确保文件准确、完整及在各使用场所均能得到和使用适用文件的有效版本；同时对 外来文件和其他文件进行有效控制。 2.0 适用范围 适***所有资料、管理体系文件、外来文件和其他文件的使用及控制。 3.0 引用条款 3.1 公司管理手册第 4.2.3 章。 3.2 ISO9001：2008 标准中第 4.2.3 条款。 4.0 职 责 4.1 管理者代表负责手册、程序文件新增、修订内容的初审及督导各部门资料档案的规范管理。 4.2 项目行政人事部指定专人***管理体系文件的汇编、分类、编号、回收、保存、销毁 及发放前的报批与审批后的文件发放、维持体系文件的日常运行和控制。 4.3 项目行政人事部指定专人***所有外来文件的接收、处理、归档及相关法规、标准的 收集并及时更新。 4.4 各部门负责组织相关程序文件和作业指导书的编写、审核及批准后执行，并指定人员负责 部门内程序文件和相关业务往来的外来文件及物业管理的法律法规文件的接收、分类、整 理、存档。 5.0 工作程序 5.1 需受控的内部文件和资料 1）管理手册和文件； 2）部门（单位）工作手册及作业指导书； 3）记录表格； 4）外来文件（法律法规、标准/规范、图纸、***来文等）及日常运作资料。 5.2 体系文件控制的内容 第 3 页 共 150 页 文件控制程序 编码：MP—4.2.3 版号/状态号：A/0 页 码：2/6 5.2.1 文件发布实施前应得到其适宜性和充分性的批准。 5.2.2 文件的控制 5.2.2.1 手册的编制 由管理者代表组织管理手册的编制。 5.2.2.2 手册的初审 手册初稿完成后，由管理者代表对手册初稿就其准确性、完整性以及文件内容的协调性和 选定的标准要素、覆盖情况进行初审。 5.2.2.3 手册的批准 初审后的手册报控股物业管理部复核、主管副总裁审阅、控股董事长审批。 5.2.2.4 手册的发放与管理 1）手册分为“受控”和“非受控”两类文件。受控手册在封面盖上“受控”红色印章， 非受控手册盖“非受控”印章。 2）手册复印副本盖“受控文件”章后由项目行政人事部制订《管理手册发放清单》报总 经理批准后，按批准的手册发放清单分发给手册持有者，并保存《管理手册发放清单》。 3）手册发***分管领导和各部门。 4）手册的原件由项目行政人事部保管。 5.2.2.5 手册的更改 1）手册的更改，将采用换章、换页、换版的更改方法，首先由提出者按需要更改的内容 填写《文件修改申请表》，注明“换章、换页”或“换版”的要求，送项目行政人事部 登记，报管理者代表初审、控股物业管理部复核、主管副总裁审阅、控股董事长批准， 按批准意见修改，并组织打印分发。文件发放清单报管理者批准。 2）每次更改，应在《文件修改记录》的栏目中，作好必要的记录，具体编号方法按《管 理体系文件编号方法》执行。 3）项目行政人事部负责从手册持有者处收回手册，更换需要更改的页章后，分发给持有 者，并重新办理发文登记。换下的页章，应及时销毁或盖“作废”印章。如需留存备 第 4 页 共 150 页 文件控制程序 编码：MP—4.2.3 版号/状态号：A/0 页 码：3/6 查，应在原正本上盖上“作废”章存档。 5.2.3 程序文件的控制 5.2.3.1 程序文件的编制 1）程序文件的编制，由管理者代表根据确定的体系要素和文件构成的目录，组织有关部门 编写。 2）程序文件的内容与章节，包括：标题、目的、引用标准、适用范围、职责、工作程序、 支持性文件等。 5.2.3.2 编制的程序文件，由管理者代表负责初审，并协调各部门之间的接口，要确保文件具 有法规性、系统性、协调性、可操作性和可检查性。 5.2.3.3 程序文件经控股物业管理部复核、主管副总裁审阅、控股董事长批准后，发布执行。 5.2.3.4 程序文件的发放与使用管理 1）程序文件经批准后，由项目行政人事部拟制《管理体系文件发放清单》，报总经理批准。 项目行政人事部按《管理体系文件发放清单》中规定的文件名称、版号、发放数量及要 求，复印成副本，***“受控文件”红色印章，经持有人签名，发放给相应部门或 个人。 2）程序文件原件的管理，由项目行政人事部统一管理并建立《管理体系文件检索目录》。 5.2.2.5 程序文件的更改 1）程序文件的更改和处理程序，参照上述管理手册更改章节“5.2.2.5”条执行。程序文 件的更改由管理者代表初审，经控股物业管理部复核、主管副总裁审阅、控股董事长批 准。 2）程序文件的更改，文件修改升版编号方法按《管理体系文件编号方法》执行。 5.2.4 作业指导书、操作规程的控制 5.2.4.1 作业指导书的编制 在执行程序文件中，对某项工作需要编写作业指导书时，由所在部门负责人或指定，人员 编写，根据工作的内容和要求进行编写，编写的方法和表达的形式不作统一规定只要求切合本 部门的实际，内容清楚易懂。作业指导书除具体要求的内容外，应清楚地列出标题、编号、版 第 5 页 共 150 页 文件控制程序 编码：MP—4.2.3 版号/状态号：A/0 页 码：4/6 号、页码、生效日期以及拟制、审核、批准人等栏目。 5.2.4.2 作业指导书的审核与批准 部门负责人负责作业指导书、操作规程的编写，报管理者代表初审，经控股物业管理部复 核、主管副总裁审阅、控股董事长批准后发布执行。 5.2.4.3 作业指导书的发放与登记 1）发放办法按“5.2.3.4 中 1 ）”条执行。 2）副本分发时，领用人员应在《管理体系文件发放清单》上签名。 3）经批准的正本作业指导书由项目行政人事部负责建立《管理体系文件检索目录》并妥 善保存。 5.2.4.4 作业指导书需要更改、增补时，负责修订的人员填写《文件修改申请表》，报项目行 政人事部登记、复核，报管理者代表初审，经控股物业管理部复核、主管副总裁审阅、 控股董事长批准。项目行政人事部根据批准意见统一修改、编号、登记发放清单，经 管理者代表批示后统一发放，建立发放记录。 5.2.5 资料的控制 资料的立卷、归档及管理按国家有关档案***《物业档案管理实施办法》执行，并形 成《卷内文件目录》清单。 5.2.6 外来文件和其他文件的控制 5.2.6.1 ***、***及政府部门的来文或法律法规统一由项目行政人事部接收，在《外 来文件接收登记表》上作好登记； 5.2.6.2 公司各部门的业务往来文件由各部门指定专人接收、控制，并在《外来文件接收登记 表》上作好登记。 5.2.6.3 ***、政府部门等外单位的文件由项目行政人事部填写《来文处理卡》，报管理 者代表批示，项目行政人事部根据批示转相关部门，在来文处理卡上做好相应传阅、发放等记 录并督促确保文件按管理者代表批示执行； 5.2.6.4 外来有关物业管理的法令、法规经管理者代表批阅后，按管理者代表批示办理，来文 第 6 页 共 150 页 文件控制程序 编码：MP—4.2.3 版号/状态号：A/0 页 码：5/6 原件由项目行政人事部统一保管，文件下发相关部门时，项目行政人事部将复印件盖 上受控文件专用章后，在《来文处理卡》上登记发放记录。 5.2.6.5 相关部门收、发传真件需在项目行政人事部《传真接收登记表》上登记。 5.4 文件保管 5.4.1 为确保文件的受控管理，各部门对管理体系文件单独存放在适宜的环境中。各部门每年 1 月 30 日将上一年的电子文档刻录光盘统一交项目行政人事部存档。 5.4.2 各部门根据工作需要，填写《文件/资料查阅审批表》，经公司管理者代表批准后，可至 项目行政人事部办理借阅手续，并在《文件/资料查阅登记表》上注明查阅期限，借阅 过程中，应妥善保管文件，不得损坏或私自复印，并按期归还。 5.4.3 文件资料（图纸）的领用，领用人需填写《资料（图纸）领用申请表》，注明领用的理 由，经部门主管签字，报管理者代***领导批准后，至项目行政人事部领取。 5.4.4 各类外来文件统一由项目行政人事部指派专人保管，保存环境与内部文件相同，并建立 《卷内文件目录》清单。 5.4.5 各类外来文件每年应进行清理一次，根据《物业档案管理实施办法》要求进行立卷、归 档、销毁等处理。 5.4.6 各部门业务文件由项目行政人事部征求相关部门意见后，提出具体处理措施报管理者代 表初审，经控股物业管理部复核、主管副总裁审阅、控股董事长批准后进行相应处理。 5.5 文件作废及销毁 5.5.1 体系文件、外来文件和其他文件因故作废，须及时撤出使用场所并标识“作废”印章由 项目行政人事部统一回收。文件销毁须填写《文件/资料销毁审批表》，经副总经理或总 经理批准，填写《文件/资料销毁登记表》并保留记录。 6.0 支持性文件与记录 6.1 《管理体系文件检索目录》 MR-4.2.3-01 6.2 《管理体系文件发放清单》 6.3 《文件/资料查阅登记表》 MR-4.2.3-02 MR-4.2.3-03 第 7 页 共 150 页 文件控制程序 6.4 《文件资料销毁审批表》 6.5 《文件资料销毁登记表》 6.6 《文件资料查阅登记表》 6.7 《管理体系发放清单》 6.8 《文件修改申请表》 6.9 《文件修改记录》 6.10 《卷内文件目录》 6.11 《资料（图纸）领用申请表》 6.12 《外来文件接收登记表》 6.13 《来文处理卡》 6.14 《发文登记表》 6.15 《传真接收登记表》 6.16 《外来文件检索目录》 6.17 《管理体系文件编号方法》 6.18 《物业档案管理实施办法》 MR-4.2.3-04 MR-4.2.3-05 MR-4.2.3-06 MR-4.2.3-07 MR-4.2.3-08 MR-4.2.3-09 MR-4.2.3-10 MR-4.2.3-11 MR-4.2.3-12 MR-4.2.3-13 MR-4.2.3-14 MR-4.2.3-15 MR-4.2.3-16 WI-4.2.3-01 WI-4.2.3-02 编码：MP—4.2.3 版号/状态号：A/0 页 码：6/6 第 8 页 共 150 页 记录控制程序 编码：MP—4.2.4 版号/状态号：A/0 页 码：1/3 1.0 目 的 对记录进行有效的控制，作为证实管理体系有效运行的客观凭证，同时为追溯改善质量问 题提供依据。 2.0 适用范围 适***内体系活动文件的管理与控制。 3.0 引用条款 3.1 公司管理手册第 4.2.4 章。 3.2 ISO9001：2008 标准中第 4.2.4 条款。 4.0 职 责 4.1 管理者代表审核记录文件及记录发放清单。 4.2 项目行政人事部负责建立、保存管理体系所发生的记录清单和记录表格底样，并对记录 文件的制订、发放、使用实施控制。 4.3 各部门负责本部门的各类记录和标识的完善、收集、归档、查阅及保管工作。 4.4 各部门负责人负责组织记录文件的日常制订、修改，报管理者代表初审，控股物业管理 部复核，主管副总裁审阅、控股董事长审批后执行。 5.0 工作程序 5.1 记录编号 记录编号按《管理体系文件编号方法》执行。 5.2 记录的建立 5.2.1 项目行政人事部负责建立、完善管理体系的记录并实施控制，记录制订后须经各部门审 核、分管领导批准。其发放经总经理批准后由项目行政人事部在《管理体系文件发放登 记表》上做好签收记录，经分管领导批准后按发放清单发放至各部门，并与各部门建立 相应的记录交接手续。 5.2.2 各部门应确定专人负责建立和完善本部门活动的记录，记录的使用发放应填写《记录使 用（检索）发放目录》，确定使用岗位及填表周期，反映本部门使用记录表格数量。 第 9 页 共 150 页 记录控制程序 编码： MP—4.2.4 版号/状态号：A/0 页 码：2/3 5.2.3 管理体系运行期间，若需修订或增减记录表格，由部门负责制订，部门经理核对后， 经项目行政人事部登记编号，报管理者代表初审，控股物业管理部复核，主管副总裁 审阅、控股董事长审批后，由项目行政人事部统一发放。项目行政人事部及时更新《管 理体系文件发放清单》内容。 5.3 记录的填写 5.3.1 记录应填写清晰、整洁、内容完整。 5.3.2 记录不允许用涂改液涂改，其书写记录有错误时，应用横线划掉，并且能识别原记录； 记录不得用红色笔或铅笔填写。 5.3.3 相关岗位人员应及时填写记录。 5.4 记录的收集、整理 5.4.1 各部门应设置资料员负责每周本部门各岗位记录的收集整理，月初将上月的记录分类 整理装订成册，归档保管。 5.4.2 来自承分包方的记录，由责任部门整理和装订成册。 5.5 记录的归档、保管及防护 5.5.1 记录的保存期限、归档地点、责任人按《管理体系文件检索目录》规定执行；各部门 应明确专人负责保管。 5.5.2 记录的储存环境应防潮、防火、防腐和防虫蛀等，以确保记录在储存期间不丢失，不 损坏、不变质。 5.6 记录的借阅 5.6.1 各部门员工因工作需要在本部门或档案室查阅本部门存档的记录时，由部门文件管理 人员在《文件/资料登记表》上做好登记，如需借出须填写《文件/资料查阅审批表》， 经部门负责人批准后，方可借出，借出期一般不超过三天，文件管理人员负责办理借 阅手续并监督其按期归还。 5.6.2 若跨部门借阅或顾客要求查阅，由经办人填写《文件/资料查阅审批表》经部门经理审 核、报主管领导批准后执行【注 1】。 第 10 页 共 150 页 记录控制程序 编码：MP—4.2.4 版号/状态号：A/0 页 码：3/3 5.6.3 借阅人或部门应对借阅的文件妥善保管，不得损坏或复印，并按期及时归还。 5.7 过期记录的处理 5.7.1 部门保存期满的记录，及时转交项目行政人事部统一归档保存或销毁。 5.7.2 保存期满的质量记录，销毁应填报《文件资料销毁审批表》，主管部门负责人审核报管 理者代表和总经理审批后，由项目行政人事部统一销毁，并填写《文件资料销毁登记 表》。 5.8 检索 5.8.1 为便于检索和快速查找，项目行政人事部文件管理人员及各部门（单位）文件管理人 员应建立文件控制检索目录及文件发放清单，并将修订或增减的质量记录及时更新， 便于控制和查找。 6.0 支持性文件及记录 6.1 《管理体系文件检索目录》 6.2 《管理体系文件发放清单》 MR—4.2.3—01 MR—4.2.3—02 6.3 《文件/资料查阅审批表》 MR—4.2.3—03 6.4 《文件/资料销毁审批表》 MR—4.2.3—04 6.5 《文件销毁登记表》 6.6 《记录使用（检索）发放目录》 MR—4.2.3—05 MR—4.2.4—01 6.7 《管理体系文件编号方法》 WI—4.2.3—01 【注 1】项目***文件记录的借阅由项目***总经理批准，公司记录文件的借阅由 分管领导批准。 第 11 页 共 150 页 环境因素识别与评价 控制程序 编码：MP—5.4.3(1) 版 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 理时限。 5.2.3 项目行政人事部将审批后的《不符合报告》发送责任部门。 5.2.4 责任部门针对《不符合报告》中的不合格描述，对不合格项进行原因分析，由责任部门 确定责任人制定相关措施及实施方案，经部门负责人审核、报分管领导批准后报项目行政人事 部。 5.2.5 项目行政人事部负责对整改的措施、计划及实施效果进行监督、检查。 5.2.6 分管领导对《不符合报告》的执行效果组织验证。 5.2.7 经验证合格的，由验证人员签字认可，项目行政人事部关闭《不符合报告》。 5.2.8 经验证不合格的，则在《不符合报告》“验证栏”中写明意见，确定重新验证的日期及 是否重新立项，登记新的《不符合报告》编号，并反馈给责任部门，重新分析原因，制订有效 的纠正/预防措施，直至验证合格。 5.2.9 不符合报告的相关记录由项目行政人事部存档。 5.2.10 纠正/预防措施的相关信息提交管理评审。 6.0 支持性文件 6.1 《纠正/预防措施报告》 MR-8.5-01 6.2 《纠正/预防措施报告完成情况统计表》 MR-8.5-02 第 150 页 共 150 页 [文章尾部最后500字内容到此结束,中间部分内容请查看底下的图片预览]

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