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ZCC USA INC

Sales Process Management Measures

The purpose of the measures is to standardize the customer service work procedures and management of sales process.

1. Entering sales order

1) Customer service representatives enter customers’ purchase orders into SAP by creating a sales order for each order. An order confirmation shall be emailed for the customer to confirm the pricing of the ordered items. If there is no stock or insufficient stock available, the customer shall be informed and an estimated lead time for the back order shall be provided.

2) Customers’ original purchase orders shall be printed for documentation.

2. Making deliveries

1). The in-stock products are copied from the sales order to the delivery. The packing slip is printed for the warehouse staff to pick up and pack the order.

2). One copy of the packing slip shall be filed together with the original order and sales order.

3. Processing shipping

1) Customer service representatives process the shipping based on the order value, weight and package quantity.

2). The order will be invoiced after the shipping. One copy of the invoice shall be printed and filed with the original order, sales order, and packing slip.

4. Problem Solving

1) If there arises any issue associated with customers’ orders and customer service, the Supervisor shall be notified. If the matter is serious, the sales director and CEO shall be notified too.

2). In case of product quality problem, the technical product manager shal 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 或库存不足，应通知客户，并向客户提供未交货订单的预估交货时间。

2)打印客户的原始采购订单作为凭证文件。

2. 下单到交付

1).库存产品将直接从销售订单下单到发货。同时须打印装箱单供仓库人员取单打包。

2)装箱单复印件应与订单原件及销售订单一起存档。

3.处理发货

1)客户服务人员须根据订单价值、重量和包装数量处理发货。

2)发货后根据订单开具相应发票。发票须打印一份，并与订单原件、销售订单、装箱单一起存档。

4. 解决问题

1)客户订单和客户服务出现问题时，应汇报主管。若问题较严重，须汇报到销售总监和CEO。

2)产品出现质量问题时，应由产品技术经理负责，并向供方提交质量问题报告。

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