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外贸出口单证流程知识 (2004-08-10)







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1．客户询盘：????一般在客户下订Purchase?Order之前，都会有相关的Order?Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。?2．报价：????业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、XX（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时，?Proforma?Invoice?or?sales?contract?or?offer?sheet?给客户做正式报价。?3．得到订单：????经过洽谈，收到客户正式的订单?Purchase?Order?or?sales?contract。?4．下生产单：????得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。??5．业务审批：????业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，***总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。?6．下达生产通知：????业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,?通知工厂按时生产：?????6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。?????6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。?????6.3：如果是远期L/C,?D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理确认批准。?7．验货：?????7.1：在交货期前一周，要***验货员验货(部门跟单员跟进)。?????7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。?????7.3：如果客人指定由第三方***或公证行等验货的，要在交货期两周前与***联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。?8．备制基本文件单证:?????在收到客户正式的订单时，应制作出口合同,?出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单,?报关单,?报关委托书,?报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备:?商检换证凭单,纸箱检验单)?等文件.（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。?9．商检：????如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票,?装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。?10．租船订仓：?????10.1．如果跟客人签定的合同是FOB?CHINA条款，通常客人会指定运输******。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向***发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。?????10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向******咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适***，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可***。开船前一周书面 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 才交银行议付。?????15.2．采用30%?deposit,T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。?????15.3．如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。?16．业务登记：????每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。?17．文件存档：????所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。?18．单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助.









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