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物资采购管理及报销制度

第一章 总 则

第一条 为进一步***物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保经营服务管理的持续稳定，依据相关法律法规，特定立本制度。

第二条 公司日常工作所需的办公用品及设施设备、辅助材料、低值易耗品、接待用品和维修、装饰装潢所需要的物资、材料、设备、人工等均属于本制度规范范围。

第三条 公司固定资产的购置、费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购适用本制度。

第二章 物资采购规定

第四条 物资采购实行归口管理制。办公***物资采购和供应的归口职能部门。特殊情况下，经董事长或总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。

第五条 部门因工作需要购置具有固定资产的设备设施，须先填写固定资产申购单，注明用品名称规格型号用途等具体要求，经公司领导审定后由办公室按规定采购。

第六条 办公室负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。

第七条 推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。

第八条 实行比质比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资性价比优，价格低廉，质量上乘。大宗物资采购原则实行招投标制度。

第九条 实行采购质量责任制。采购工作应公开、透明，应有两人以上参与，采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。

第三章 发票入账及付款程序

第十条 采购物***后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续，具体要求如下：

1. 物资入库，按分类由管理人员办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。 填制一式三联入库单，一联交财务部办理发票入账手续。

2.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下：

经办人填制发票入账单——保管员根据收货情况签字确认——部门经理审核、会计审核发票合法性——总经理签字准予入账——财务挂账作为日后付款的依据。

第十一条 物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。

第十二条 采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：

1. 物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。否则财务有权不予批准付款。

2. 申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可由出纳会计办理汇款。程序如下：

经办人填写转账付款申请单——部门经理签字——财务会计根据发票入账情况审核——总经理根据资金情况签字——出纳办理汇款。

3. 需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。

第四章 物资领发规定

第十三条 各部门办公用品按照批准的请领计划指派专人到仓库登记领取；维修工具的领用实行以旧换新；招待用烟、酒、茶叶领用部门需***主管领导申报，经同意后填写《领料单》，保管人员凭领导签字的《领料单》发放物品，并做好领用登记记录，领取数不得超过计划数，其中酒的领用数量和实用数量可能存在 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 持爱护公共财产人人有责的原则，对因管理不善或失职而造成的财产丢失和损坏，应负赔偿责任。责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产的完整性。未经许可，不得将固定资产外借。因不当操作使用，或因个人过失，或因故意对固定资产造成损坏，责任人或过失人应予赔偿。故意损坏的，公司将给予相应处分，出借后的固定资产造成的损坏由借用人负责赔偿。因保管不善造成固定资产丢失，责任人应予赔偿。固定资产出借后造成丢失或损害的，由借用人赔偿。固定资产发生被盗事故，责任人应写出书面情况说明，按公司研究决定给予责任人处理。

第七章 附则

第十九条 本制度从批准下发之日起执行，由公司总经理室负责解释。

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