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XXX协会档案管理制度（试行）

第一条 为加强协会档案管理，充分发挥档案在安全生产工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《国家安全监管总局机关文件材料归档办法》和《省档案管理条例》等有关法律法规和文件规定，制定本制度。

第二条 协会依法加强档案管理，健全档案管理制度和管理组织，保障档案用房、设施、人员和经费。协会秘书处负责档案管理工作。

第三条 本制度所称档案，指协会在履行安全生产行业自律管理工作以及承接省安监局交办的工作中形成的具有保存价值且办理完毕的各种文件材料（含电子版），包括：文字、图表、照片、录音、录像、音像制品、出版物、实物等。

第四条 协会档案按属性分为协会文书类、安全评审类（如安全标准化、安全文化、产品安全评审等）、注册安全工程师管理类、财务管理类、安全教育培训类等。

第七条 归档单位、范围

（一）文书档案的归档管理

1、收发文件，以协会名义向省局、省科协、省民政厅以及上级协会报送的材料，省局安排协会承接工作的会议纪要以及收到上级有关文件等；

2、协会会员大会、理事会、常务理事会和理事长会议记录和音像资料等；

3、协会各专业委员会支机构组织召开的各类专题会议通知、记录、纪要等；

4、协会年度工作计划、工作总结以及在工作中产生的其他须归档的文件记录等材料；

9、以上文书档案由协会秘书处文员依照档案管理有关规定，将文件材料整理归档和保管。

（二）特殊档案的归档管理

1、安全评审类（如安全标准化、安全文化、产品安全评审等）、注册安全工程师管理类、财务管理类、安全教育培训类等，由经办人将相关记录资料归集整理后交文员立卷归档和管理。

（三）档案的分类原则上遵循《中国档案分类法》和国家安全监管总局关于业务档案分类的有关规定，人事档案分类按照国家人事档案管理有关规定执行。

第八条 保管期限

（一）安全生产监督管理档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

（二）凡在记述和反映协会主要职能活动和基本历史面貌等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时期内具有查考利用价值的，应保存30年；凡在一定时期内具有查考利用价值的，应保存10年。

第九条 协会起草的正式文件必须归档，且清稿、底稿齐全，正文中涉及转发文、附件、附表的也要求齐全完整。有领导重要批示或有处理结果的文件阅办处理单与被处理文件一并归档。除文字材料外的其他归档材料（如：图表、声像、实物等），必须附有文字说明（时间、地点、人物、内容等）一并归档。同一归档文件只需归档一份，不得重复归档。

第十条 协会秘书处文员负责文书整理归档工作。承办人员应将办理完毕的文件材料在一周内按本办法要求送交文员归档。文员对应归档文件材料要底数清楚，并采取有效跟踪措施，督促承办人员及时归档，以确保应归档文件材料的齐全完整。

第十一条 正文中涉及引用文件的，引用文件必须与正文组成一卷归档。

第十二条 归档文件质量应符合《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》等国家标准的规定。

第十三条 安全教育培训和协会会议文件按一会一卷归档，其保管期限从长计算。会议材料原则上按下列顺序排列，依次递进：①会议批复；②会议请示；③会议通知（日程安排、代表手册等）；④上级及相关单位领导同志贺电、贺信（讲话）；⑤会议报告；⑥领导讲话；⑦会议发言、经验交流、典型材料；⑧会议简报或会议纪要（记录）、新闻报道、签到表等；⑨会议照片、录音、录像及实物。

第十四条 为便于保管和利用，文 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 全保卫、保密、借阅、管理、利用、销毁等制度，随时掌握档案的管理情况和利用效果。

第十七条 在档案管理和利用过程中，严格执行国家档案管理的有关法规，对档案有损毁、丢失、涂抹、改写、倒卖、泄（失）密、违法携带出境、侵权（知识产权）等行为，视情节轻重，由理事会对当事人依法查处。

第十八条 建立档案定期检查制度，每年由秘书长组织人员对档案归档情况进行检查一次，对存在的问题限期整改落实。

第十九条 对保管期限届满的各类档案，定期进行审查鉴定。对经鉴定确定需销毁的档案，登记造册，写出销毁报告，经理事长批准后，按规定程序和方式销毁。

第二十条 本制度自印发之日起施行，本制度由协会秘书处负责解释。

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