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档案管理规定

目的

为进一步***档案管理工作，使公司档案得到完整、系统、规范、有效地利用，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，更好地为提高经济效益服务。

严格按照国家档案标准、***实际 情况来管理和实***档案管理工作。

本制度规定了档案管理总则、档案管理网络及职责、档案归档、档案管理、档案的保存期限、档案的利用和档案销毁的管理要求。

适用范围

本制度适***在经营和管理活动中形成的对企业有保存价值的各种形式的文件材料。

职责

人事行政部根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案条例》和集团档案管理工作相关要求，***档案部的档案管理，整理归档包括各种法律文本、审计资料***各项职能活动中形成的、具有保存价值的文书档案、基建工程档案、设备档案、声像档案、公司内部员工的人事档案及信息化工作档案，并负责对各部门档案管理的指导、监督检查。

财务管理部负责整理***固有业务会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业文字、图表和电脑软盘、工程预算资料。

工程物业部负责整理***各项工程设计图纸、报建报批资料、许可证、规划证、施工规划等工程专业文字、图表和电脑软盘资料以及工程业务档案。

招商运营部负责整理归档租户资料库、自营项目年度预算、年度经营总结、消费者调研合同、数据与分析报告以及商场营运相关报表报告。

市场推广部负责整理归档对项目招商和营运过程中的推广工作，对公司整理公共形象的***形成的，具有直接工作责任和法律依据的各种文件和材料。

方法和过程控制

档案管理总则

归档范围：处理完毕的文件，对今后工作仍有查考价值的文件都应归档；

归档时间：正常情况下，每一年度形成的文件，在次年三月底归档；

归档要求：凡需归档的文件，均应组成案卷，注明保管期限，并编写移交目录；

档案的整理：档案的整理工作是将处于零散状态的档案，经过分类。组合排列，使之成为系统有联系的档案；

归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

公司的档案全***所有，由人事行政部实行集中统一管理，在档案工作条例规定的情形外，任何部门和个人都不得私自保存，公司全体员工都有责任***档案工作，严守机密，***档案的完整和安全；

档案管理的原则是集中统一、分级管理，以利于档案的完整、准确、系统与安全，便于档案的有效利用。

职责范围

5.1 公司人事行政部档案管理员的主要职责：

5.1.1 制***各项档案业务工作计划、长远规划和各项档案管理制度，并根据实际及时进行修改、补充；

5.1.2 负责档案资料的收集、分类整理和立卷归档工作，做好档案保管、检索工作；

5.1.3 定期对档案的保管质量、保管期限进行检查；

5.1.4 做好档案查阅、利用工作，为公司业务服务；

5.1.5 负责对各部门档案工作进行监督、指导；

5.1.6 负责对失去保存价值的档案资料进行处理、销毁；

5.1.7 负责收集存档***各部门的档案资料清单。

5.2 各部门档案管理员的主要职责：

5.2.1 负责收集、整理、保管本部门工作中形成的原始档案、资料；

5.2.2 在公司人事行政部的指导下，参照本办法制订的“档案分类、归档范围、保管期限”的标准进行整理；

5.2.3 ***的要求，及时将档案***人事行政部；

5.2.4 负责对本部门失去保存价值的档案资料提出处理、销毁建议；

5.2.5 向公司人事行政部提交本部门档案资料清单。

5.3 档案管理员的素质要求：

档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定的专业知识。

档案整理

6.1 凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工作情况和历史风貌的各种门类档案，其原始资料***人事行政部及各部档案管理员负责保管,任何人不得据为己有和拒绝归档。

6.2 公司人事行政部负责接收各部门的档案资料，严格按照有关规定进行统一管理，做到科学分类、立卷清楚、编目准确、规范装订，案卷题名应确切反映卷内文件资料内容。

6.3 公司各级档案管理员必***规定完成立卷、归档工作，并及时***人事行政部。

6.3.1 标准要求：参照本规定附件“档案分类体系表”的要求，进行分类整理；

6.3.2 时间要求：各部门在第二年第一季度内完成整理立卷和移交归档；工程项目类、设备仪器类等档案，应在每一项项目完成或告一段落后一个月内正式归档；

6.3.3移交要求：凡移交归档的档案资料，必须保证一套原件，做到内容真实，案卷标准统一、规范、没有涂改、各种签字盖章齐全；交接双方认真清点核对，确认无误后填写移交清单一式二份，由部门负责人审阅签字，分***人事行政部和主办文件材料部门自留备查。归档文件材料必须是打印文稿，纸张及文件格式等必须符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等手写材料。

6.3.4 整理程序：归档文件的整理，以件为单位，按分类、装订、排列、编制档号、装盒、编目的步骤进行。“件”的含义：一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。

6.3.4.1 分类

⑴ 区分年度：将文件按其形成年度分开。

⑵ 区分保管期限：将文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。

⑶ 区分职能：将文件按党群工作、行政管理、业务管理三种职能分开。

6.3.4.2 装订

归档文件材料应逐件装订，使用的装订材料应有利于档案保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。

6.3.4.3 排列

同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件材料按文件形成的时间或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。

6.3.4.4 编制档号

⑴ 在每件档案首页右上方加盖档号章并填写有关项目。

⑵ 档号章包括全某某、年度、保管期限、件号。

全 宗 号：档案局给立档单位编制的代号。

年 度：档案的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

保管期限：档案的形成年度。

件 号：档案在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。

6.3.4.5 编制件号时，同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。

6.3.5 装盒

6.3.5.1 档案应按件号顺序装满档案盒，同一年度、同一保管期限但不同职能的档案可放在同一档案盒内。

6.3.5.2 填写档案盒封面与背脊

⑴ 档案盒封面填写立档单位全称或规范化简称。

⑵ 档案盒背脊项目包括全某某、年度、保管期限、起止件号。

6.3.5.3填写备考表

⑴ 备考表项目包括盒内档案情况说明、整理者、整理日期。

⑵ 盒内档案情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

⑶ 整 理 者：填写负责整理的人员姓名。

⑷ 整理日期：归档文件整理完毕的日期。

6.3.6 编目

6.3.6.1 编制《档案目录》

⑴《档案目录》项目包括编码、题名、日期、存档人、备注。

⑵ 编 码：文件的发文编码。

⑶ 题 名：文件的标题。

⑷ 日 期：文件的存档日期。

⑸ 存档人：处理文件存放的个人

⑹ 备 注：档案状况的必要说明。

6.3.6.2编写整理说明

整理说明应包括的内容：本单位的职能、机构设置与变化情况、主要领导人任职与变化情况；本年度工作概括；本年度归档文件的完整性、准确性、数量及整理方法。

整理说明应与档案目录一起装订成册，一式三份。

6.4 公司人事行政部对各部门移交的不符合归档要求的档案可拒收并要求重作。

7 档案保管

7.1 档案管理人员要有高度的责任心，努力做好档案的保管工作和安全防范工作，确保档案的完整和安全。

7.2 公司人事行政部存放文件应有专门的文件柜，须有防火、防潮、防尘、防虫、防腐、防盗等设施，防止档案材料的损坏，延长使用寿命，保证档案的系统和完整。各部门也应对文件资料进行妥善保管。

7.3 定期检查、整理存档资料；档案的移出、外借必须履行登记手续；借出档案应在规定时间内归还。

7.4 对立卷归档的档案资料，要做到分类规范化、管理科学化、存放系统化，便于利用和查找。

8 档案借阅与保密

8.1 档案借阅的要求：借阅人要按规定办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》（附件二）。借阅档案的密级在机密以上的，需经商场总经理签字同意后方可借阅。

8.1.1 借阅人要保证资料的完整和安全，不得随意折叠和拆散；严禁对档案随意复印、更改、涂写；按档案管理要求定期归还，如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人的责任。

8.1.2 归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅人当面核对清楚，借阅人应填写档案利用效果记录。

8.1.3 档案管理员负责监督、收回借出资料。

8.2 外单位人员借阅档案,须持所在单位介绍信和本人工作证,并办理有关审批手续。

8.3 档案管理员工作调动，必须清理移交档案文件后方可办理调动手续。

9 档案鉴定与销毁

9.1 档案的鉴定工作由档案鉴定小组负责，鉴定小组由商场总经理、档案管理员和有关业务管理人员组成。

9.2 鉴定小组的任务:

9.2.1 负责***档案保管期限表。

9.2.2 对到期档案提出存、毁意见。

9.3 确定保管期限原则：

9.3.1 有长远利用价值并能反***业务活动和历史面貌的档案应永久、长期保存。

9.3.2 凡是在一定时期内有利用价值的档案为短期保存。

9.3.3 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

9.4 鉴定工作应定期进行。档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，公司应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。

9.5 销毁档案的程序包括：

9.5.1 鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告***主管领导审批。销毁清单及报告由档案室保存。

9.5.2 档案销毁时，应有两人以上进行监销并在销毁清册上签名。

9.5.3 销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密***造成损失的，将根据国***有关规定进行处理。

附 则

本办***人事行政部负责解释。

本办法自发布之日起实行。

附件：《档案分类体系表》

档案分类体系表

一级类目

名 称

二级类目名 称

序号

归 档 条 款

期限



党

群

工

作

类

党

务

综

合

1

党支部会议纪要、记录、决议、工作计划、年度工作总结

永久







2

党支部所产生的报告、批复、通知、选举结果、决定、通知、候选人名单、个人简历

永久







3

党支部有关重要问题的请示、批复、情况报告

有关党风、组织、宣传、纪检工作方面的情况报告、汇报材料

长期

短期







4

上级机关颁发的针对本单位要执行的重要文件材料

长期







5

上级党委普发性的要执行的文件材料

短期





组

织

宣

传

1

关于成立、改选、增补党支部委员的请示、批复、通知

永久







2

党内干部任免级别待遇，党员转正、启用印章的请示、批复、通知

永久







3

党员花名册、党组织的统计年报表、党费统计年报表

永久







4

评选、表彰先进党（总）支部、优秀党员的通知、决定

长期







5

党员组织关系介绍信存根，吸收预备党员的通知

长期





工

会

工

作

1

职代会所产生的报告、批复、选举结果、决定、通知、候选人名单

永久







2

成立改选工会组织的请示、批复、通知

永久







3

工会年终工作总结、计划

长期







4

有关计划生育、女职工、工会文体活动、职工福利的文件材料

短期



一级类目

名 称

二级类目

名 称

序

号

归 档 条 款

期限



行

政

管

理

类

行

政

综

合

1

年终工作总结、公司年报

永久







2

总经理办公会议纪要

永久







3

大事记、组织沿革、文件材料

永久







4

上级机关颁发的针对本单位要执行的重要文件材料

永久

长期







5

与有关单位签订的合同、协议等文件材料

⑴有历史作用和长远利用价值的

⑵重要的

⑶一般的



永久

长期

短期







6

专题总结、各部门年度工作总结、计划

长期







7

参加各类团体、学会、协会成员的登记、证书

长期







8

动态简讯、宣传文稿、资料

长期







9

上级机关召开的重要会议文件材料

⑴本单位领导人在会议上的发言材料

⑵其它文件材料

长期







10

上级机关、同级机关普发性要执行的文件材料

短期





人

事

管

理

1

部门成立、撤并、名称更改、启用印章的报告、批复、通知

永久







2

机构编制、干部职务任免报告、请示、批复、通知

永久







3

专业技术职称资格确认，评聘任职称的通知

永久







4

干部、职工花名册、干部统计年报、劳动工资统计年报表

永久







5

表彰先进集体（个人）的决定、通报

长期







6

干部职工录用转正、升级调资、自动离职、离退休、复转、抚恤、劳保福利、工资改革方案、调资的通知等方面的文件材料

长期







7

干部、职工调动工作的行政、工资介绍信存根

长期







8

干部职工教育、培训、进修、普法教育、年终考核

短期







文秘档案

文

秘

档

案

1

档案案卷目录、档案全宗说明、档案情况统计表、档案移交和销毁清册

永久







2

处理来信来访的摘记和处理报告等文件材料

⑴有上级机关或本单位领导人重要批示和处理结果的

⑵一般的



长期

短期







3

保密档案工作的制度、查处泄密案件的文件材料

长期







4

文书处理、信息工作的文件材料

短期





行

政

后

勤

1

有关房某某产权、房某某拆迁补偿安置和解决产权纠纷的文件材料

永久

长期







2

固定资产登记册、财产、物资交接凭证及清册

长期







3

车辆管理、医疗、办公用品等管理制度

短期





安

全

保

卫

1

本公司发生的政治案件、刑事案件和重大恶性事故的查处文件材料

长期







2

安全某某、安全生产、消防工作的情况报告、通知、查处文件材料

短期



一级类目

名 称

二级类目 名 称

序号

归 档 条 款

期限



基建

工程类

工程

项目

1

工程建设综合文件材料

永久







2

工程监理文件材料

永久







3

建筑工程施工文件材料

永久



造价类

工程

项目

1

工程合同

永久







2

工程预决算资料

永久







3

工程签证

永久







4

工程招投标资料

永久



设备类

办公

自动化



电脑、复印机、设备、仪器（万元以上）购置的计划、请示、批复、型号及使用说明等

长期



经营管理类



1

营业执照、组织机构代码证、税务登记证、房产证

永久







2

商场所在区域市场调查报告

永久







3

商场开业及年度预算

永久







4

商场年度审计报告

永久







5

商场年度市场评估报告

永久







6

商场实施资本运作所形成的报告文件

永久







7

商场月度财务报表

永久







8

商场定期租赁明细报告，销售额和人流量报告

永久







9

商场月度ACG报告

永久







10

商场月度资金申请报告

永久







11

商场重大改造审批文件

永久







12

商场租赁合同

永久







13

商场与市场中介及***签署的各项合同协议

永久







14

定期商场外观及内部图片

永久







15

商场人力资源表及联系方式

短期



声

像

类

照片

录像

录音

1

上级领导视察工作的照片、底片、录像带、录音带

长期







2

国内外来宾考察时的照片、底片、录像带、录音带

长期







3

公司开业、建筑工程动土开工、竣工典礼的照片、录像带、录音带

长期







4

重大节日活动的照片、底片、录像带、录音带

长期







5

公司重大会议和活动的照片、底片、录像带、录音带

长期



会

计

类

会计凭证

1

原始凭证

15年







2

记账凭证

15年







3

汇总凭证

15年





会计账簿

1

总账（包括日记总账）

15年







2

明细账

15年







3

日记账（现金和银行存款日记账保管25年）

15年







4

固定资产卡片（固定资产报废清理后）

5年







5

辅助账簿

15年





财务报告

1

月、季度财务报告（包括文字分析）

3年







2

年度财务报告（决算）（包括文字分析）

永久





其他类

1

会计移交清册

15年







2

会计档案保管清册

永久







3

会计档案销毁清册

永久







4

银行余额调节表

5年







6

银行对账单

5年



干

部

职

工

类

干部档案

1

履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料

永久







2

学历和评聘专业技术职务材料

永久







3

政治历史情况的审查材料

永久







4

参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

永久







5

奖励和处分材料

永久







6

录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料

永久





职工档案

1

履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料

永久







2

评定岗位技能和学历材料

永久







3

政审材料

永久







4

参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

永久







5

奖励和处分材料

永久







6

招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料

永久



一级类目

名 称

二级类目名 称

序

号

归 档 条 款

期限



经

营

管

理

类

经营

决策

1

股东会、董事会纪要、决议、决定、授权书

永久







2

企业体制改革、转换经营机制等决策性文件

永久







3

企业发展规划、设想、方案

长期





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8

吸收存款、拆借合同、延期贷款

短期







9

国际商业借款合同、提款有权签字式样

短期







10

季度财务情况分析

短期







2

合同文件：合同公证书及合同；其他相关合同；项目概况表副本（正本报资金财务部）；抵押合同；与资金部内部贷款协议；所有补充协议及合同附件

长期





项

目

公

司

1

经营合作批文、章程、可行性报告、合同、协议、资产评估、股权转让、终止（或撤销）公司的请示、批复

长期







2

股东会、董事会纪要、年终总结、董事成员任免、报表、工作汇报、报告、批复、内部承包合同

长期







3

公司章程、企业营业执照、企业变更经营范围、法人代表、注册资本的请示、批复

长期







4

有关加强投资管理、投资项目的报告、汇报

短期





物业

管理

1

办公楼、厂房、商住楼、买卖合同、产权证书，物业交接凭证

永久







2

办公楼、厂房、商住楼、租赁合同

短期







3

房某某、水、电、电梯、卫生、停车场管理维修、保养的报告合同

短期





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