公司档案管理制度
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2018公司档案管理制度
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发布者：admin 发布时间：2018-10-30 08:39:31 阅读：11955次 【字体：大?中?小】
第一条? 为规范*****(智信软件)***的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档***经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，***实际情况，特制订本档案管理制度。
第二节? 管理体制和职责
第二条? 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：
（1）***档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；
（2）***成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；
（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；
（4）负责档案提供利用服务；
（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三节 文件材料的形成和归档
第三条? 档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条? 归档时间和归档程序
（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部***综合管理部档案室归档。
（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统***综合管理部档案室归档。
（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月***综合管理部档案室归档。
（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。
（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条? 归档要求
（一）归档的文件、资料必须完整。
（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。
（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
第四节 档案的利用
档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。
档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动***各项工作，搞好档案提供利用。
第五节 档案保管期限的划分及鉴定
第六条? 档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》确定档案的保管期限及档案的价值。
第七条? 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。
第八条? 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。
第九条? 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
第十条? 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
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第六节 档案保密规定
第十一条? 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
第十二条? 接收和移出档案，必须认真清点、核对交 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 、关锁门窗。
第三十二条? 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。
第三十三条? 案卷归还后，及时放回原处。
第三十四条? 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
第九节 档案销毁规定
第三十五条? 按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
第三十六条? 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。
第三十七条? 严禁将销毁档案转做其它用途。
第三十八条? 档案销毁清册需归档，并长期保存。
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