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企业行政管理概述及管理方案

企业行政管理概述

企业一般指是以获取收益为最终目的的商业性组织。任何企业都会根据自不

同的收益模式设计自己的运营体系，虽然不同的企业因行业的差异和收益渠道的不同其运营体系设计也有所不同，甚至大相径庭。但核心的管理机制与管理体系在属性上却是相通、相同或雷同的。在内部管理上都需要一套行之有效的行政管理系统，用管理手段来达到规范和强化运营效果，以便配合企业的发展计划，完成未来预期收益的既定目标。行政管理就是通过设置合理的机构、配备适当的人员、采用一定的程序和方法，把计划、组织、指挥、控制、协调、联络等管理活动有机的结合起来，搭建和优化企业的组织架构，为企业稳定规范的运营提供保障和支持。

行政管理岗位设计与岗位职责

根据企业不同的的规模和需求，企业管理体系中设计的管理岗位也不尽相

同。从事行政管理职能类的岗位依次排序如下：

一般性独立法人***（按层级）：

（总经理级） 行政副总/常务副总

（总监级） 行政人事总监/行政总监/人力资源总监 （若公司未设行政副总，则总监级则为副总级别）

（经理级） 行政人事经理/人力资源经理/办公室主任/综合管理部经理

（主管级）行政人事主管/人事主管/行政主管

（专员级）行政助理/行政专员/人力资源专员/法务专员

（职员级） 后勤保障/内勤/综合文员/事务文员

集***（补充）：

根据集团的规模和组织架构设置岗位职务，集团内设职务层级高于各***，相应职务有行政副总/人力资源中心总经理/总经办主任等，主要职能为针对各***直属分管部门进行条线管理。

本文在这里仅就一般性独立法人***所设的行政副总/常务副总的岗位职责作以简单阐述：

行政副总

分管企业行政管理内外部事务执行总经理，向总经理/董事长兼总经理负责。

本岗位综合素质要求：

良好的沟通能力，心胸宽管，思路清晰，客观严谨的对事态度，细致周详的做事方法，果断坚毅的工作作风，具备良好的判断力和决策能力，可以从不同的高度和层面看待和理解问题。坚持原则，但懂得灵活变通，有高度，但能低调谦逊，能够听取不同方面的意见，及时作出正确的自我调整。追求务实工作和讲究实效的事务处理风格。

岗位职责：

参与总经理会议，除为总经理提供企业内部管理现状分析与合理化建议外，负责落实导向政策和意见的具体内容并制定分配计划。

工作事项：

行政管理

综合管理职能（协调***所属各部门工作衔接中出现的问题及将其他工作任务分派至各职能部门，并监督执行结果。处理解决突发事件和危机预防措施的制定）。

会议组织和参与（公司例会、专题会议、总经理会议、临时会议、财务会议、职工大会、经营分析会），并履行监督执行职能。

大型活动的筹划和组织安排（各类庆典、公司业务活动、文娱活动），并***出席各类外办活动。

建立、落实工作计划和工作总结（根据各部既定年度、季度、月度工作计划以及相应工作总结，提出整改意见和修订意见，以公司决策层推出的新的工作方向，新建任务计划分配和落实各个部门）。

上报、撰写、派发、审批、签署、处理内外部重要函件、通知、任命等相关文件，***重要资质、合同、文件。

拟定、修订、出台各项规章制度、条例、管理办法（***运营状况拟定和修订相应的章程条例，维护企业利益和保持发展稳定，杜绝政策漏洞和管理隐患，明晰部门和岗位职责与工作流程）。

执行年度预算，审批行政费用和各项成本的控制（控制、落实、***年度整体预算、部门年度预算、季度调剂费用支出、月度费用平衡、严格审批和降低预算外各项费用支出）。

对外关系的维护（来访接待，负***相关联的来访单位、个人、组织、团体的接待和安排。维护政府相关组织机构、上级领导部门、业务单位、行业协会等的长期合作关系，搭建双方良好和相互信任的沟通平台。及时获取政府行政指令信息和政策导向，为企业战略规划和市场策略调整提供即时讯息，并把握和传递利好政策信息，为企业发展创造契机）。

对企业重要的资质文档印鉴的存档、使用进行权限管理；

创建、完善推广企业信息化建设，为企业量身打造一套以科学客观的基础数据为分析依据，提高作业效率，优化作业流程，降低作业成本的完整体系。

完成总经理安排的临时工作任务，***的常务事项。

为决策层提供管理信息分析，组织架构合理化分析，部门职能及人员岗位合理化分析，提出调整意见。

人力资源管理

1、人力资源战略规划（***实际情况和发展规划***人力资源计划，经批准后组织实施）。

2、审核、***用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序，经批准后组织实施。

3、***运营需要，对各部门岗位及人员的组成进行评审，并提出调整意见。

4、拓展人才引进渠道，并提出员工职业规划的设计意见。对可塑性和综合能力较强的员工，提供发展空间和入岗机会，对优异的人才提供晋升空间并依据制度进行经济奖励。

5、提高员工的专业技能和职业素养，设计员工未来培养方向适用于企业，提出阶段性和各类项目的培训意见落实人力资源部具体实施，并评估培训效果。

6、修订人力资源相关各项制度条例，确定人力资源各项工作流程及设定管理权限。

7、完善薪资福利体系，***现状及同行业薪酬标准及市场变化，推行、调整、设计、修订薪资方案，完善薪酬体系。

8、审订绩效考核方案，评估、评审考核内容。对绩效考核制度的实际效果进行分析，提出修订意见并监督人力资源部及涉及被考核人所在部门的执行过程与考核结果。

9、确定企业用人机制，谨慎合理处理劳资问题，保障企业与雇员之间的利益平衡，协助解决涉及相关人员的劳资纠纷。

10、根据企业发展史以及决策层关于企业的发展定位，建设企业文化，提取文化精髓加以推广，并行之有效的落实到具体工作事务中。为企业创造良好的发展氛围及符合企业经营理念的内部环境。

行政副总管理权限

人事任免权（部门经理级（含）以上，报请总经理）；

人员的引进及人事管理权；(部门经理级（含）以上，报请总经理)

修订章程制度、监督执行权（可决议）；

薪资决议权（报请总经理）；

费用审核权（总经理级别审批额度，费用项目权限分类）；

年度内预算调剂及计划外预算审核权（公司制度和预算额度内决议权，超预算额度报请总经理）；

活动组织权；（可决议）

对外***代表权；

合同、协议审核权；（分类分项决议权）

部门创建、调整、管理权（报请总经理）；

重要资质文件，法人印章管理权；（因企业性质而定）

高层会议参与权及话语权；

总经理临时代理权；

行政副总工作模式

作为企业的高层人员，分管管理事务的总经理，除行使管理职权外，原则上只向总经理、公司主体、***负责，不直接***任一部门的具体细致工作。基本上以审核、审批、拟定、修订、设计、评估、建议、意见为工作手段。其分管部门因企业内部组织结构差异而不同，但主控核心部门为行政人事部/办公室/人力资源部、财务部、审计部等。对外事务基本完全负责。

行政管理方案

（一）内部管理（注：体现核心管理工作事项，忽略其他非重点工作事项）

完善管理体系；

管理体系是维系企业正常稳定运营的前提，为避免部门职能冲突、员工

岗位职责矛盾不清，企业管理机制混乱无序，必须明确和明晰企业组织架构及架构内各职能部门的工作范畴。根据企业的发展需求或经营目标的要求，对不合时宜的组织、部门、岗位进行诸如增设、删减、创建等调整，力求达到预期成本无大幅增加的情况下，创造利益最大化的目标，同时，通过调整和完善组织架构，低成本提高生产效益也是其核心的工作理念。

控制预算及日常行政费用支出；

企业有计划、有目的的在不同阶段持续发展，需要足够的资金作为保障，除

了通过运营收益、渠道融资、担保信贷以及股份注资等形式筹措发展资金，开源节流，压缩成本、提高效率就成了实现潜在收益最行之有效，又迅速便捷的方法之一，即缓解了来自资金上的压力，又可使运营收益最大化，一时间使众多企业掌舵人趋之若鹜，奉其为仙丹妙药似乎包医百病。殊不知，不切实际的一味降低成本与减缩正常开支，从企业的长期利益来看，恰恰会逐步削弱企业生产力、技术、人才、各类资源渠道已经形成的力量优势，是企业逐步走向平庸和衰败。由此可见，科学、合理、有计划的运用有限的资金，实现资源互补、有效调配，按企业发展规划设计资金使用计划是非常有必要的，这也是企业持续发展的基础保障。按阶段时间而预期制定的资金使用计划就是费用预算方案。一般企业以年度为单位，通过制定年度预算来确定本年度中的运营成本和收益，以预算中相应的资金保证全年的运营支出。

行业市场瞬息万变，即使再完善的预算使用都难以保持其精确无误，在年度的工作计划中，往往因为各种因素和突如其来的变故或者相关新政策的出台导致预算资金不足，从而迫使计划变更。通常，企业选择要么取消计划，减缓发展速度。要么资金调剂，按既定计划维持运营模式。如果选择后者的做法为：1.资金缺口较大的须向上属***递交预算外费用申请（在超出***调剂额度的权限下）并获得审批后使用资金。此法将有可能导致减少来***的预算额度，来年运营计划受到相应的影响。就如购车后，事故频出，***先是免除优惠保费，更甚者对其拒保是一样的；2.少量资金不足的可进行季度内调剂（***授***的额度之内，前提是递交年度预算中，确定年度预算是可以季度为单位进行调剂的）***内解决资金缺口问题，此法会影响本年度预算项目，正确的做法是应重新评估一些年度内的运营项目，如无需要直接砍掉便是。通常，***为了完成既定计划，不惜挤压其他成本，例如固定资产类的添加、设施设备的维保，甚至以牺牲员工福利为代价而达到目标，这样不但不利于企业形象增加负面影响，也会极大的磋商员工的忠诚度和积极性，甚至有导致消极怠工或人员流失增大的危险。因而，在预算的使用上，管理部门应慎重审核每笔资金使用状况，并对每笔资金使用的效果进行跟踪，并通知财务部门将预算即时余额状况随时通报预算审批人员，便其在年度和季度中平衡控制和调剂，在当月或季度中出现预算费用不足时，应提前预警使用部门，以便使用部门调整工作计划，最大限度避免因预算不足和无法调剂而使既定工作计划搁浅。

日常行政费用使用，其涵盖了相关行政管理的各项费用，例如：差旅费（车船及食宿费用和各项出差补助）、固定资产添加费、办公用品费、设施设备维修费、办公费、培训费、公关费、招待费、活动组织经费、会议筹备费、车辆费、奖励补助费……等等，每一细项费用都需依据制度进行管控，但事务紧急时可视其重要程度由最高行政负责人进行申报或调剂。又譬如：差旅费用可依据《财务管理制度》中设定的级别等级城市规模等审批；资产添加、办公用品、设施设备维修费用可依据《物品采购管理适度》中设定的额度进行审批；办公费用、培训费、活动组织经费、车辆费用可依据《****年度费用预算》中的月度进行审批，季度内调剂审批。公关费、招待费、会议筹备费、奖励补助费用等在预算额度内的依据预算审批，临时需要支出的视情况酌情审批。总之，在日常行政费用的使用上，严格的管控能力和平衡能力对行政管理来说是必须具备的管理要素。

提高执行力；

企业行政管理的最终目的，应该为企业运营计划提供保障。为了使既定发展

计划得以顺利实施，如何将计划清晰的分配在各职能部门，落实各项政策和要求，就是衡量管理能力的硬性指标。提高执行力，行之有效的方法也很简单：

⑴ 建立团队精神，使员工这些个体之间产生一种利益相互关联的思想意识，客观、公平、公正的对待每一位员工的工作成绩，既不矫枉过正、也不鱼目混杂。

⑵ 重视培训效果，通过培训向员工灌输纪律意识，提高员工的职业素养及自我约束的能力。提高员工的理解能力，让他们知道所有的为什么？诸如：为什么要这样做？这样做的意义和影响？为什么我必须要接受？等等……

⑶ 合理的处罚方式，通过处罚来向所有人传递一个秩序的信息；擅闯红灯会给你我他都带来伤害，再通过宣教让每一位员工能够正确理解每一项工作要求都是必须要服从和遵守的。

⑷ 强调企业坚决杜绝的现象，即：工作安排随意性、计划命令模糊执行、问责追究无力度、奖励惩罚不公正。

⑸ 所谓的执行力就是：你的想法跟你完成你想法的力度。如果你做的跟你想的一样那么你的执行力就高，反之毅然。因而，与员工增进交流和沟通时必要的，通过交流和理论讲述，将企业要求明确在雇佣之间的共同利益之上，把要求和利益捆绑在员工的想法中，直接就提高了员工的主动性，执行力自然会得以提高。

及时修订和创建各项制度和条例；

假如，没社会没有秩序和制度，也许我们还在石器时代，也许人类早已消亡，

如果还存在，至少没有文明。对比现在的社会，就是倒退！企业也是一样，没有约束就无法有足够的力量创造利益和奇迹。企业和国家一样，在发展历程中，除了运用成熟的制度体系和照搬符合本企业现状的成功模式外，还有很多从未遇到过的困难和新课题，需要通过摸索和实践来完成，并同时要创建更多的制度条例来作为顺利通过的保障。企业的行政管理正是为填补这些空白应运而生的，创建制度的宗旨是完善企业的管理机制，其目的是杜绝危害企业生存的漏洞，防范隐患。根据企业发展现状，以新定制度作为约束非工作行为的标准，并赋予刚性的原则。以灵活、随机制定的各项条例和方法，作为限制极易发生且频次较高的问题。这些都是必须和必要的。

《大清律典》已不适用于中国目前的社会现状，而美国的法律也同样在健全之中，因为环境和社会现状的不断改变，迫使统治阶级为维护统治权力而不断努力建立新的秩序。企业管理在创业阶段的制度体系也无法继续满足持续发展阶段的需求。这时，我们需要通过及时的修订管理制度，以求做到与企业发展同步进行，企业才不会因为生长速度过快而产生缺钙的状况。

协调各部门衔接；

多数企业***的职能部门分为2类，即一线部门、二线部门或业务部门

和管理部门（或服务部门）。但无论如何划分，其两大部门之间都有着相辅相成和千丝万缕的关系，业务部门通过策划、谈判、销售等直接面对客户的方式为企业创造直接利益。而管理部门则通过解决售后服务、顾客投诉、调配资金使用、出台管理制度、供给适用人才等服务方式，支持一线部门的工作，同时为企业实现潜在收益。所有部门之间都是一衣带水、缺一不可。但因为部门的独立性，经常会忽略其他部门与其的合作关系，易造成信息不畅、人员磨合不够、计划相互冲突、甚至因沟通和交流不够而产生危害团队建设的潜在矛盾。从企业管理的角度来说，企业管理者有责任和权力协调和处理部门之间的衔接问题。管理者应和各部门经理建立起密切的战略伙伴关系，通畅各部门的信息反馈。将部门之间的主要问题通过分析呈报总经理，并提供解决方案积极寻求解决途径。采取例如将各职能部门平级之间的个别人员按固定周期实行轮岗制的方法，消弱自我意识，加强其对不同工作职能的理解和认识，即可创建沟通平台，又能软化人际关系，同时还能为企业未来的发展提供储备及应急人才。

后勤保障与资产管理；

古人云“兵马未动粮草先行”，为企业提供有力的后勤保障支持有着与古人备

战的同等重要性；企业的后勤保障包括：办公环境的维护、基础设施设备办公硬件及网络的维护、办公用品及固定资产的采买添加、物料出入库的管理、车辆的管理和使用等等……譬如：办公环境的营造和维护有助于提升企业外在形象，为企业服务人员创造井然有序和舒适的氛围环境。基础设施设备的维护针对于自建办公主体建筑或自有生产园区的建筑设施、宿舍、餐厅及电力设施设备等。办公硬件的指桌椅、文件档案柜、计算机、打印机、传真机、电话、复印机、服务器等，这些硬件的修缮和维护其目的单一，就是为了节缩办公时间提高办公效率。办公用品和固定资产的采买将依据《物品采买比较制度》多项选择采购对象后，进行比价和层层审批，以合理的价格和质量进行采买，有助于费用支出成本控制，符合预算限制。出入库的物料管理，将进行分部门、分类别进行管理，在采买报销时必须附上入库单据，出库使用时，必须填写出库单，保证账目清楚，出库对象明确，库管才可有效的对企业采买的物料进行清晰统计，并在每月末进行盘点，做到无丢失、无损坏、账目清晰的保护企业资产。车辆的管理合理使用，对企业在此项费用上的支出相当重要。车辆使用的控制要点在于合理调度，根据优先度和事务的重要程度及紧急性合理调度车辆，调配使用车型。日常的保养、维修、审验、购买保险等都是为了延长车辆的使用寿命及完善行车手续，减少行车路途上产生的不必要的麻烦，而耽搁办公时间。

企业文化建立；

不同的企业都有着形式各异的企业文化。企业文化是企业历程中浓缩的精华，

也是企业的发展理念核心部分，也称谓企业的灵魂。企业文化体现在外在形象、做事风格、甚至产品风格上。企业文化的建立，难点工作在于如何将企业的核心文化融入在具体的工作、事务、风格中。好的企业文化是企业发展强大的力量，也是企业的核心竞争力。举例：靠制度去约束行为的是依据刚性原则，而用企业文化去约束行为并不是刚性的，不会引起被约束方的反感和抵触。比较后的结论是：“制度是让想犯罪的犯不了罪，企业文化是让有能力犯罪的人不愿意犯罪”。

人才机制的完善和激励机制；（关于人力资源体系的个别模块阐述）

企业在成长的过程中，需要网罗众多的优秀人才，借此保持和提高产品在技

术和研发上的优势、保证良好销售的态势、吸纳更多的业务客户、强化内部的管理体系。这些都需要有一个完善的用人机制和人力资源整合体系。作为企业管理重要的组成部分，人力资源工作肩负着为企业招贤纳士、减少人才流失、人才科学配置、补充新鲜血液、设计员工的职业规划等重要职责。人尽其才、才尽其用是人力资源永恒不变的工作理念，组建优秀的人才团队也是最终的目标。要实现这一目标，必须根据企业发展的要求，着眼于未来提前做好人力资源战略规划，建立人才库，储备未来所需人才。还要参与到人力资源工作的具体细项中去。

没有激励机制的企业是没有活力的企业，缺乏活力的企业没有生命力的。业可以根据本企业的特点而采用不同的激励机制。例如可以运用工作激励，尽量把员工放在他所适合的位置上，并在可能的条件下轮换一下工作以增加员工的新奇感，从而赋予工作以更大的挑战性，培养员工对工作的热情和积极性；其次可以运用参与激励，通过参与，形成员工对企业的归属感、认同感，可以进一步满足自尊和自我实现的需要，激发出员工的积极性和创造性，使企业得到进一步的发展。三是管理者要把物质激励与形象激励有机地结合起来。给予先进模范人物奖金、物品、晋级、提职固然能起到一定作用，但形象化激励能使激励效果产生持续、强化的作用。

（1）人力资源战略规划

从企业行政管理的角度出发，参与此项工作的层面应为行政副总/常务副总、

人力资源总监、行政总监级别的人员。

人力资源战略规划是基于企业的发展目标、规模，分阶段性制定的人才配置

计划。建立人才储备体系，内含企业从业人员晋升备选机制为一体的人才保障系统，为保持企业发展的战略规划提供稳定的人才基础和支持。

在人才使用上遵循的是：

****年度

① 人力资源配置规划（根据集团年度目标，各职能部门签订的目标责任书，提供分析建议，规划全年度中层管理人员级别以下各部门需求，及补充或删减的管理性岗位、技能性岗位、一般性岗位，重新审定人力资源组织架构）

② 人力资源成本构成与核算（对本年度薪酬福利、招聘费用、培训成本总额进行年度费用成本及月度均费用成本的核算。参考预算年人力资源配置规划，根据不同岗位的级别、职务、职能核算 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 方等等……

基本上都是相对平行重要的维护对象。在不定期和固定周期关系维护期间，忽视和懈怠重要维护对象，都会给企业带来诸如：资质无法通过审验、证照无法按时审批、税负加重、处罚增多额度增大、贷款搁置、不予认证、发货随意不守约定等等系列问题，有时严重影响到企业的正常运营或无法运营。所以，谨慎、认真、负责的主动维护上述对象，不但要求负责人具备一定的个人魅力和沟通技巧，也要兼备灵活外向、思路清晰、坚守原则、左右逢源的做事风格。才艺兼备、能文尚武的综合能力均是在任何企业都不可多得的外事管理人才。

代表企业参加、参与外部各类组织、机构活动、会议、学习；

同行业中或与之相关的政府机构、媒体组办的各类活动、会议、学习在一年

中不胜枚数，作为企业的行政管理者在参与这些外事活动中，须区分主次，并在活动中除获取相关对企业有益有利的政策导向信息外，积累经验，广交朋友，为企业积极寻求多元发展机遇，畅通和拓展各类发展渠道，大力宣传和推广本企业经营理念和行业优势，提升企业品牌的知名度，切实起到企业发展重要窗口的作用，随时以动态形式与外界保持信息传递，为企业的成长获取必要的营养成分。

刘 健 编撰

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