档案基础知识
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档案基本知识
一、什么是档案？
档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式的载体的文件材料。也可以简单表述为：档案是原始的记录。
档案包括四大门类：文书、专门、科技、声像
分为两种保管期限：永久和定期。定期（30年）、短期（10年）。
档案工作的八个环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用。
二、什么是全宗？什么是案卷？什么是件？
全宗——是一个机关、社会组织和著名人物在执行职责活动中形成全部档案的总和。
形成档案全宗的单位就是立档单位。
立档单位与通常所说的各机关单位，多数情况是一致的，但也有不一致的情况。
构成立档单位的条件有三个：
1、可以独立行使职权，能以自己的名义对外行文；
2、是一个会计单位或经济核算单位；
3、有一定的人事任免权。
案卷——是有密切联系的若干文件的组合体。
它是档案馆（室）保管档案的最基本单位。也叫卷。
立卷——单位在工作中形成和使用的文书，处理完毕后，需要进行系统整理，这种系统整理的工作就叫立卷，或叫文书立卷。
归档——指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。
办理完毕的文件——仅指文书处理程序上已经办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完成，有的可能还要长期执行。
件——就是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。
归档文件——立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
整理原则——遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
三、文件为什么要立卷？
第一、只有经过立卷，才能及时查找利用。
任何一个机关在工作活动中所形成的文件，其数量是随着时间而不断增加的。在文件不多的情况下，文件不立卷凭收发XX记本或记忆，还可以应付查找。但在数量不断增加的情况下，文件不经过分类、立卷，要查找以往的某一个文件或某一方面，某一个问题的文件，就越来越困难了。所以立卷是迅速调阅文件的有效途径。
第二、文件只有经过立卷，才能进行有效的管理。
各级机关团体、企事业单位和学校部队在工作中形成的处理完毕的文件，只有将其立成案卷，才能使大量文件有秩序的排列、存放，不散乱而得到保护。
第三、将文件按照内容性质（问题）、名称等方法组合在一起，装订成卷，拟出一个能够反映卷内文件内容等主要情况的标题，从而改变了以件为单位的杂乱、无秩序的状况。
如果不立卷，以上三个方面是难以进行的。
四、立卷的要求：（案卷质量要求）
应归档的文件：齐全完整
保持其有机联系
区别不同价值
便于保管和利用
立卷的基本方法：（立卷原则）
就是按照文件之间的密切联系，即按照文件之间的共同点组合文件。
文件之间的联系，就是文件之间的共同点。
文件的基本方法是通过立卷具体方法的运用来实现的。
文件的六个特征：
1、按问题：同一件事情，同一个问题，同一项工作，同一事物的文件组合在一起。
2、按作者：同一个作者的文件组合成卷。比如：国务院文件、省政府文件。
3、按名称：把某些名称相同的文件组成案卷（如：简报、信息）
4、按时间：某机关同一时间形成的文件组成一卷。（会议文件、计划、总结）。
5、按地区：把文件内容所涉及的同一地区的文件，组成一卷或数卷。
6、按收发文机关：将本机关与某一个机关关于某一个问题的来往文件、信件、协议立成一卷或几卷。
五、档案室的性质和职能
档案室具有双重性质，表现为：
1、机关档案室是管理本机关 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 完整，加以系统整理，组成保管单位，符合质量标准。凡不符合质量标准者，机关档案部门有权退还有关部门，责成其限期整改后移交。
（3）凡是移交的档案必须编制归档文件目录、案卷目录等检索工具。
（4）凡是本机关获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、奖旗以及外国友人来访、社会各界人士赠送的锦旗、匾额等，均应及时交机关档案部门登记拍照。照片由档案部门负责整理归档，实物可归入荣誉室保管。
七、建立离岗交接制度：
由于档案人员更换比较频繁，凡档案员离岗前应与新任档案员进行交接。就是将室藏档案数量、利用情况等核对查实，办理移交清单，并由办公室主任监交，三方签字，移交清单存入全宗卷内，以尽可能确保档案的完整与安全。
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