***秘书任职标准（新增2）
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***秘书任职资格标准
（试行稿）
二零零二年三月二十五日
秘书队***人员组成中负有特殊使命的团体，秘书工***的运作中起着不可或缺的作用，作为专业队伍中的一支独立小分队，有其独特性，并***任职资格工作中承担了开路先锋的作用，为了使秘书工作有章可循，提高工作绩效，并不断向新的目标努力，特制定本标准。
秘书任职资格分类
秘书任职资格标准根据秘书的工作职责分为基础和助理两大类标准。
按达标程度分级：
标准类别
对应行为标准等级
对应级别
助理类
五级
行政助理
四级
初级行政助理
基础类
三级
高级秘书
二级
中级秘书
一级
初级秘书
秘书资格认证申请条件：
基础类：
从事秘书工作；
或有志从事秘书工作，且通过秘书应知应会考试的其它人员。
助理类：
获得基础类秘书高级秘书资格；
在助理类秘书岗位工作。
秘书资格获得条件：
基础类：
满足相应的行为标准认证要求，并且满足其它基本条件
助理类：
满足相应类别的行为标准达标要求，满足其它基本条件，并且获得高级秘书资格
秘书任职资格标准结构：
基础类秘书任职资格标准：
一、基本条件
1、职责
部门文档管理
部门员工的人事信息管理、考勤管理、信息传递及处理。
部门内外流程上下接口的协调工作。
根据要求制作文件。
部门会议（学习、培训）的会务工作。
部门办公物品（日常办公用品，固定资产）的例行管理。
各项规章制度在部门的执行、协助部门领导进行部门计划的制定与跟踪
部门文体活动组织及部门宣传工作、部门5S例行管理。
主管交办的其它事务。
2、素质
敬业精神：在期限内准确保质完成工作。
服务精神：满足内外客户的工作需求。
细 心：对自己的工作有警觉，发现并避免错误。
团队精神：支持团队决定，与团队成员分享相关信息，在必要时提供帮助。
沟 通：正确表达并获得理解和支持。
逻辑思维：发现问题基本关系，根据重要性分出任务轻重缓急。
保 密：严格遵守保密制度并督促他人遵守保密制度。
3、经验
学历：大学本科以上，专业不限。
工作经验：对应秘书的级别，除任职资格需达相应的标准，还需有工作经验的要求。
资格
行为标准达标程度
工作经验
高级秘书
基础类三级
华为秘书经验18个月以上
中级秘书
基础类二级
华为秘书经验12个月以上
初级秘书
基础类一级
华为秘书经验3个月以上
4、绩效
资格
绩效表现要求
高级秘书
3B1C以上
中级秘书
2B2C以上
初级秘书
无D
5、其它包括奖惩情况、培训记录及成绩
在华为工作期间受到的奖惩、参加的培训及培训成绩均会对资格达标有一定影响。
四、基础类秘书任职资格行为标准
第一单元：提高流程的工作效率
要素1.1 组织你自己的工作
A、运用适当的工作方法，最有效地利用时间
B、使自己的工作和同事的工作协调一致
C、最大限度地控制材料的浪费
D、根据既定的工作程序开展工作
要素1.2 开发自我提高绩效
A、确定和认可个人改进目标
B、准备和认可一项自我改进的实施计划
C、实行与复审个人改进计划
要素1.3 维护工作环境以辅助工作流程
A、保持工作环境整洁安全
B、向适当人员报告影响个人工作效率而自己又无法控制的工作条件
要素1.4 维护安全和稳定的工作场所
A、 监督和维护工作场所的安全
B、 努力控制意外事故或紧急情况中的人身财产损失
C、 维护工作场所内人员、物品和信息的安全
【第一单元要素必备知识范围】
时间管理知识
组织个人工作的方法
与上司、同事沟通的技巧和协作方法
社会公布的火警、匪警、急救等电话号码***火警及安全管理部电话号码；
告警系统的操作方法、灭火器材的使用方法等
初步的护理知识：烧伤、电伤、中毒等的处理
上报紧急情况的方法及流程
公司及部门的安全、保密制度
第二单元：培养有效的工作关系
要素2.1 创造并保持与其它员工的有效工作关系
A、对属自己职责范围内的同事们的要求立即行动起来，给予合作
B、将相关信息迅速准确地传递给同事
C、实现目标如有困难应礼貌地向相关人员请求帮助
D、讨论、解决影响工作关系的各种问题或者迅速地上报给相关人员
E、交流和提供帮助的方式方法应符合同事的需要
要素2.2 问候和帮助来访者
A、迅速礼貌***规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需要。
B、给来访者提供的恰当、***要求的信息
C、按照接待流程要求，引导来访者到目的地
D、礼貌地解释迟延或不能提供帮助的原因
E、如遇自己职责之外的情况，上报给相关人员进行处理
F、根据来访者的具体情况、要***的实际情况满足来访者者的要求
【第二单元要素必备知识范围】
公司的接待礼仪及规范
公司有关来访人员参观的规定
保密制度
防范泄密的方法技巧
公司的组织结构及各部门业务分工和办公位置
第三单元 信息管理
要素3.1 处理入局及出局通话
A、以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话作出反应
B、正确识别来某某，并准确地记下其要求
C、在自己的职权范围内回答询问或将询问提交相关人员
D、正确拨打自己的或代别人拨打出局电话
E、礼貌地获取和检查相关信息
F、迅速准确地将相关信息传递给相关人员
G、迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门
H、若需要，根据机构的规定记录通话
要素3.2 收取、整理并分发邮件
A、根据机构要求的程序收取邮件
B、在既定时间里根据要求整理邮件
C、在规定的时间里将邮件分发相关人员
D、分发中若出现无法避免的延误情况，应立即报告相关人员
E、邮件地址书写明了、正确，信函内附件附着牢固，发现丢失，立即上报
F、根据需要进行登记
要素3.3 信息系统的建立与信息维护
A、***的规定使用合适的软件或方法建立信息系统
B、及时准确地将新信息输入信息系统
C、***的规定处理过期的信息
D、当源数据不完整或不合法时，向适当人员请求处理办法
E、用公司规定的方法对有责任维护的公共信息系统进行维护
要素3.4 信息接收与传送
A、以合适的途径接收所需信息
B、在指定的期限内，选择最适当的方式正确并准确地传送信息到指定部门、指定人员
C、***保密要求，及时提供重要信息给有权知道的人员
D、及时矫正或汇报出现的错误信息，尤其对数字信息
要素3.5 信息查找与恢复
A、使用计算机软件选择有效的查寻方法查找数据信息
B、重要数据信息及时备份并选择合适的恢复手段
C、理解信息需求并确定和索取信息来源
D、保护信息和设备不受损失
要素3.6 信息系统的安全与保密
A、保护所建立的信息系统
B、信息传递过程中的保密与安全
【第三单元要素必备知识范围】
公司电话接听的礼仪
电话记录方式
公司基本组织结构、主要产品和各部门业务职责
公司内外常用电话号码
传真、EMAIL、NOTES使用方法
适用范围：
①SAP系统；
②Notes系统（114号码查询系统、IP地址登记)
③Netscape地址本及收发邮件；
④部门业务客户通信系统；
⑤用于各种业务的查询网址；
⑥邮件群组；
⑦固定资产库；
⑧部门员工信息库；
⑨IP地址库；
⑩办公用品库；员工培训信息库；考核记录；本部门人员通讯联络信息库。
丢失信息的恢复方法；
文件压缩及备份方法；
信息的查询与检索方法；
数据的验证方法；
IT的求助程序
第四单元：文档管理
要素4.1 用现有的文档系统存储信息
A、迅速将信息按顺序存储在正确的位置
B、存储的资料是完整和安全的
C、正确进行信息分类
D、向适当人员询问信息分类的疑惑
E、信息定位系统应及时更新、准确并且是按照规定方式的
要素4.2 从现有的文档系统获取信息
A、迅速找到所需信息，并将信息传递给正确的人或位置
B、信息提供如果延迟，应予以通知，并要礼貌地解释延迟原因
C、准确记录、及时更新获得的信息，并按要求的形式呈现
D、识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出
【第四单元要素必备知识范围】
文档检索系统
信息存储方法
信息分类
文档基本分类路径
产品开发文档管理规范
公司及部门行政文件的分类标准
存储顺序的分类：字母顺序、数字（序列号）、主题、地理（域）、时间（年代）等
按不同顺序方法，对文档进行排序的技能
文档基本分类路径
公司及部门行政文件的行文规范和分类标准
文件发放的过程和原则
文档存放的原则
公文保密制度
防止泄密的措施
第五单元：根据所提供的材料制作并演示文本
要素5.1 根据所提供的材料，利用适当工具制作所要求的文本
A、理解制作文本的要求
B、根据所提供的书面（手稿）、录音或口述材料，利用适当的工具或软件，按要求将文稿制作成适合展示的形式
C、识别、检查并校正文中的错误及不确定之处
D、排版***或部门规定的风格
E、按要求整理原件和复本并保存 按照要求核对、整理并分发所完成的原件及复本； F、保持信息的安全与机密
G、在指定期限内完成工作，如不能按期完成，须及时、准确地汇报理由
要素5.2 复印
A、制作的副本符合要求的数量和质量
B、材料浪费被控制在最低限度
C、副本按要求进行校对
D、文件页张应某某要求加以封装，封装要整洁、安全
【第五单元要素必备知识范围】
公司及部门行政文件的行文规范
编制页码号
封装方法
机构有关安全和保密的政策
复印机操作指导及卡纸处理方法
第六单元 办公设备管理
要素6.1 根据需求申购办公设备
A、监控各类办公设备的日常使用情况
B、根据需求，申购办公设备
C、 跟踪申购请求的执行情况
要素6.2 领用办公设备，建立资产台帐
A、及时查询到货信息
B、领取及发放办公设备
C、建立资产台帐，及时更新数据
要素6.3 办公设备的日常管理及盘点
A、及时处理资产的转移、清退、报废
B、维护各类办公设备的正常使用状态
C、定期盘点，***要求处理盘点结果
【第六单元要素必备知识范围】
部门的申购流程规定
公司的紧急申购流程
申购电子流的使用方法
5S管理
网上到货信息的查询方法
部门关于领货流程的规定
常用设备的相关信息
公司固定资产管理规定
部门关于资产转移、清退、报废的规定
固定资产查询系统的使用方法
第七单元 会务工作
要素7.1 会议前准备
A、明确会议目的及指示，确定相应的会议事项
B、准备的各项资源应配合会议的时间及需求
C、准备满足个人特殊需要的设施
D、利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项；
E、确认与会人员准时到会
要素7.2 协助会议进行
A、检查会议所需的各项资源正常运作
B、根据会议议程确保会议如期进行
C、为与会人员提供及时准确的会议信息
D、灵活有效的处理意料之外的事情
E、根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理
F、对无法的处理的事情应及时汇报至会议总协调人处
要素7.3 会后整理
A、对会议使用完毕的物品进行清理，结算费用
B、根据要求整理会议相关资料
C、确定是否需要根据会务情况进行总结并提交相关部门
D、保持信息安全和机密
【第七单元要素必备知识范围】
公司与会议有关的管理与财政规定
个人角色与安排
会议议程准备方法
有关会议设备准备的安排
资源获取的渠道及流程
会议准备不充分的后果
资源的安全及保密措施
物品维护使用规定（设备、资料）
会议记录的技巧
食宿、交通安排技巧
信息保管及传递的技巧
公司安全及保密的措施
费用结算的流程
归档的相关规定
安全及保密措施
第八单元 协助计划工作并监控工作进度
（POP必选）
要素 8.1 计划和组织工作（认证重点：明确工作内容的轻重缓急；合理安排各种资源）
A、与主管协商，确定任务并排出先后顺序，以满足工作要求
B、与部门人员协商，明确共同目标及计划步骤，以利于计划执行
C、合理分配资源，便于按优先顺序完成确定的任务
D、在人力资源合理利用过程中，加强对新员工的培养
E、根据工作优先顺序的变化，及时调整资源分配
F、与相关资源部门保持良好协作关系，以利于确定、商讨和协调相关的援助 以满足具体要求和期限
G、工作方法和活动符合法律条令要***规定
要素 8.2 监控工作目标的实施 （认证重点：准确合理设置监控点；针对未完成情况进行分析补救；做好工作经验的总结与积累）
A、分析工作目标要求及特点，合理、准确设置监控点及检查标准
B、根据确定的目标，及时检查、分析和评估工作结果，把握工作目标与方向
C、当出现未能及时完成或与任务要求不符的情况时，能准确分析原因，并做 好相应补救措施
D、根据工作需要，制定相应工作流程、规范及制度，以保证目标的顺利达成
E、找出偏离规划目标的原因，必要时，上报给相关人员
F、在自己的职责范围内立即实施改正措施，并向相关人员汇报
G、任务完成后，总结工作中的经验与教训，并存档，以便今后借鉴
【第八单元要素必备知识范围】
工作的计划方法、时间管理办法、协调资源和任务的方法、通报和与他人商议工作方法的方法、求援的方法、监督目标实现情况的方法、处理规划目标偏差的方法、建立和实施管理机制的方法、根据目标检查和考评工作结果的方法、考评与沟通的方法、保持良好的团队氛围的方法、保持与相关部门良好协作关系的方法、汇报问题和建议的程序、监督和更新系统的方法、处理非常事务和紧急情况的方法
第九单元 业务部文档工作推行
（文档秘书必选）
要素9.1 数据库及数据管理
在***及部门规定的前提下，为用户提供优质文档查阅服务，其中包括 判断申请单据的合法性、及时响应申请、服务质量及方式满足用户需求
确保数据质量包括数据形式符合规范。保障数据安全存储和传递，提供适当 的数据备份方案，遵守数据加密传送规则，发现问题适时更新上报。
科学管理数据，对数据进行筛选、制定分类标准、汇总、编目、标识、跟 踪，使得检索效率满足用户需求
配合主管或根据业务需求进行数据统计，为管理者决策提供有效依据，必要 时辅以数据分析报告说明，力求客观深入地反映问题
要素9.2 安全合理地利用软硬件资源
根据业务发展需要选型文档室专业软硬件工具，并确保按时到位
在规定时间内安装、调试专业软硬件工具。合理调配资源，充分发挥效 能，运用方法符合规范
定期检查、维护文档室软硬件工作环境和数据载体，以保证其正常安全运 作
发现故障，及时维修，在能力限度内定位并处理日常故障，若遇无法解决 的困难，尽快向相关人员求助，并获取有效的援助
要素9.3 建立并维护独立网络，按规定控制权限
了解业务需求，按保密要求建立并维护独立网络
遵守网络规定，充分应用IT技术解决问题，在保密的前提下保证数据充分 共享
管理文档服务器及独立网络，按相关规定严格控制访问权限，并及时判定权限规则的合法性
要素9.4 配合上级部门，推行文档制度、保密条例
充分发挥学习潜力，通过有效渠道快捷获取信息，能深刻领悟文件精神并 传达
有创造性地选择切实可行的方法积极推行和执行文档制度、保密条例等规 范，效果明显
结合部门实际，建立内部管理制度，加强保密措施
严格***及部门规范检查文档工作，遇到问题，及时与相关人员沟通 解决
对推行和检查中出现的问题及时过滤、调研、跟踪、反馈，并结合工作实际 提出建设性的意见，以进一步优化推行方式。对推行结果进行总结便于经验 共享
要素9.5 宣传、培训接口工作
针对IT应用及制度规范等要求适时对相关人员开展宣传和培训工作，视对 象的程度不同编写教材，拟定宣传和培训计划，具体实施，及时总结
跟进培训及宣传效果，及时调整计划，收集反馈意见，上报给相关人员
根据实际情况不同，通过合理渠道（如定期简报，提交专门报告等方式） 反馈问题
【第九单元要素必备知识范围】
相关产品结构、查阅响应方法、数据备份方法、数据发放方法、信息资料管理方法、特殊设备的安装维护常识、数据管理软件使用技能、求助方法、为用户提供支持的方法、网络维护管理方法、文档查阅权限规则、业务规范及流程。制度推行和宣传方法、保密手段、流程规范的培训方法、处理接口问题的方法、收集反馈信息的方法、文档计划制定的相关知识、计划的有效监控方法、组织文档检查的方法、问题协调方法
助理类秘书任职资格标准
一、基本条件
1、职责
协助部门主管进行资源方面的管理，以使资源的合理利用
协助或负责本部门与相关部门建立并维持良好的工作关系，辅助推动部门组织气氛的建设及宣传工作以保证工作的正常开展
负责培训、指导、考核下属秘书的工作，负责秘书任职资格认证工作以保证秘书体系的技能、服务满足工作的需要。
根据工作需要起草建立各项规章制度，优化重整流程，并组织推行。
***级或部门大型会议的组织、对外交流的接待，策划、组织本部门的会议并跟踪负责决议推行
负责公文、信息及问题的预处理，协助部门计划工作并监控工作进度
有效准确地调查相关工作信息并为管理决策层提供有效依据
负责以下单项职责：辅助人力资源管理、辅助财务管理、机要信息管理、机要文档管理、部门固定资产系统管理、辅助项目计划管理等
（注：初级行政助理岗位既有助理类的大部分工作也有基础类秘书工作，或既有基础类秘书工作也负责单项职责，或全职做单项职责的工作）
2、素质
领导能力：能领导人们有效有效在一起工作，促进团队的运作。
服务精神：预测客户需求并主动满足。
沟 通：正确表达并影响他人取得共鸣。
影响能力：为特定目的,特意采用影响策略或战术， 有具体行动。
敬 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 方法积极推行和执行文档制度、保密条例等规 范，效果明显
结合部门实际，建立内部管理制度，加强保密措施
严格***及部门规范检查文档工作，遇到问题，及时与相关人员沟通 解决
对推行和检查中出现的问题及时过滤、调研、跟踪、反馈，并结合工作实际 提出建设性的意见，以进一步优化推行方式。对推行结果进行总结便于经验 共享
要素9.2 宣传、培训接口工作（认证重点：广泛宣传流程规范，积极参与培训工 作）
针对IT应用及制度规范等要求适时对相关人员开展宣传和培训工作，视对 象的程度不同编写教材，拟定宣传和培训计划，具体实施，及时总结
跟进培训及宣传效果，及时调整计划，收集反馈意见，上报给相关人员
根据实际情况不同，通过合理渠道（如定期简报，提交专门报告等方式） 反馈问题
-340
【第九单元要素必备知识范围】
制度推行和宣传方法、保密手段、流程规范的培训方法、处理接口问题的方法、收集反馈信息的方法、文档计划制定的相关知识、计划的有效监控方法、组织文档检查的方法、问题协调方法
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