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标准化协会档案管理制度

一、总 则

第一条 为加强本协会档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，结合本协会实际情况，制定本制度。

第二条 凡本协会理事会及各会员在工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字材料及图表、声像等各种门类和载体档案，均属本协会档案接收范围，主要包括文书、业务、科技、会计、特种载体等五类档案。

第三条 本协会档案工作，接受市科***的指导和监督。同时接受**_*的指导。

二、机构和职责

第四条 本协会档案室隶属*_**公室，配备一名兼职档案管理人员即协会秘书长。

第五条 本协会档案室兼职档案管理人员的职责：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，落实档案管理的各项制度，严格执行保密制度，维护档案的安全；

（二）统一管理本协会档案工作，整理编制库房档案，开展编研工作，提供利用服务，对理事会及各会员形成的各种文件材料的收集、整理、立卷归档工作进行监督和指导。

三、档案的接收和整理

第六条 理事会及各会员对工作中形成的档案进行整理立卷后移交档案室；档案室按规定做好档案的接收检查工作，对不符合要求的档案不予接收。

第七条 理事会及各会员移交的档案资料，应符合以下要求：

（一）归档的材料齐全完整，遵循材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系；

（二）归档材料字迹工整、图像清晰、审签手续完备。载体和书写材料符合标准，禁止使用纯蓝或红色墨水、圆珠笔、彩色笔、铅笔和复写（财务、统计报表除外）等书写工具；

（三）归档材料依其形成规律或特点，有序排列，依次编制页号或件号。案卷装订整齐、规范，同时编制移交清单。

第八条 各类档案的归档材料应按时移交，符合以下入库归档时间要求：

（一）理事会及各会员应归档的文书材料，由理事会及各会员按一文一件或一事一件的归档要求整理、立卷、装订，于某某5月前移交档案室；

（二）会计档案由*_**公室按归档要求整理、立卷、装订成册，在办公室保管一年后，于第三年5月前移交档案室；

（三）基建、设备类项目档案，在工程结决算、设备购置后，及时将应归档的材料整理编目后向档案室归档；

（四）各部室形成的特种载体档案（包括奖牌、照片、录音、录像等）应于每次活动结束半月内移交档案室。

第九条 应入库归档材料，根据本协会档案分类方案编写档案目录和检索卡片。

第十条 入库档案以卷为保管单位，按类别号、年度、流水号排列。

第十一条 档案室应建立全宗卷，以积累存贮本协会有关档案案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

四、档案的鉴定和移交

第十二条 档案的鉴定工作，应由协会分管领导牵头、档案室和有关业务部室人员共同组成的鉴定小组负责。

第十三条 根据档案的不同保管期限，由协会档案鉴定小组负责定期对已过保管期限的档案进行鉴定，判定档案的存毁，出具档案鉴定报告。

第十四条 对失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，编制销毁清册，经协会分管领导批准后，由鉴定小组成员二人以上在指定地点监督销毁，并在销毁清册上签字。

第十五条 因机构调整、人员变动等原因涉及档案移交时，应办理交接手续，做到手续完备、有据可查。

五、档案的利用

第十六条 档案室应编制档案案卷目录、归档文件目录、档案保管清册等必要的档案检索工具，应用计算机建立档案文件级条目和企业档案的电子影像系统，提高档案的存贮质量与检索速度。

第十七条 向档案室查阅和借阅档案必须办理查阅、借阅手续：

（一）各类档案原 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 料应用文字标出摄像或录音的对象、时期、地点、中心内容和责任者。

8．有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

9．案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题目要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致、文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，或用电脑打印。

10．卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊修补，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

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